Por Gerardo O. Diez
Los estilos del sistema de control: características
Analicemos, bajo nuestra óptica del control, tres protagonistas de sendos negocios con distintos grados de complejidad organizacional:
– El dueño del restaurante familiar de la esquina de nuestra casa, ó si prefieren, el de una pequeña explotación agropecuaria ó de una pequeña fábrica textil
– El Director de una importante escuela secundaria de capitales privados en el norte de la ciudad de Buenos Aires y con sucursales en distintos barrios porteños
– El Director para América Latina de una organización multinacional, con ventas de distintas familias de productos y operaciones en distintos países con sede en Miami, San Pablo ó Buenos Aires
¿Qué problemas de control directivo se les plantean y qué variables de sus negocios resultan clave para la sustentabilidad en el tiempo?
Sus realidades son bien diferentes y que de acuerdo al avance de la ciencia de la administración, nuestros héroes bien podrían aplicar alguna estas 3 formas de estructurar sus sistemas de control:
– Por personas
– Por acciones específicas
– Por resultados
¿Cómo se configura cada uno estos estilos de control? Repasemos en qué consiste cada uno, cómo se desarrollan y las principales ventajas y desventajas.
El control por personas: Confiando en las personas y en la cultura
Consiste en confiar en las personas y en la cultura de la organización, teniendo recursos clave que saben, quieren y pueden en los lugares clave
Se desarrolla mediante un cuidadoso y premeditado proceso de selección, capacitación y sociabilización (ó formación en la cultura)
Entre sus ventajas se cuentan el ser efectivo, que forma líderes y reemplazos con una visión de largo plazo y que la cantidad de control explícito es baja pues el comportamiento está internalizado y la actuación individual resulta natural
Entre sus desventajas más notables notamos que requiere inversión en tiempo y dinero, genera dependencia y puede ser rígido ante situaciones de cambio, ya que cambiar sus postulados hace necesario cambiar la cultura
El control por acciones específicas: Confiando en las normas
Consiste en el establecimiento de estándares y pautas de acción deseables.
Se desarrolla mediante la restricción del comportamiento, fijando de normas, la revisión pre-operativa y observación de actitudes
La estandarización del comportamiento y el aseguramiento de acciones deseables mediante la definición de normas explícitas de actuación son sus ventajas más notables.
Las desventajas más severas son que limita la autonomía personal de las personas, generando burocracia y su aplicación en actividades no repetitivas es imposible
El control por resultados: Direccionando comportamientos
Consiste en la inducción del comportamiento de las personas responsabilizándolas por el logro de objetivos.
Se desarrolla mediante el establecimiento de objetivos y la medición de resultados de la gestión respecto de ellos.
Como ventajas evidentes podemos señalar que da autonomía y responsabilidad, la actuación es analizada a través de un juicio objetivo y direcciona comportamientos en función de resultados.
Entre sus desventajas más claras se ve que desplaza comportamientos hacia los objetivos fijados, que en caso de cambios en la situación en que fueron fijados, resulta en desmedro de los resultados, puede prestarse a la manipulación de información para ocultar objetivos no cumplidos, genera “colchones” en los propuestos para lograr posterior sobrecumplimiento de los objetivos y puede implicar desmedro del proceso a favor del resultado.
Detrás de cada uno estos sistemas podemos ver las concepciones de control de las que hablábamos al principio. En este sentido el control por acciones específicas está basado en el concepto de intervención de la autoridad, mientras que en el otro extremo, el autocontrol es el basamento del control por personas. En una posición conciliadora de ambas posturas, en el control por resultados la autoridad interviene definiendo objetivos que sirven como un marco para la acción dentro del cual quien debe gestionar aplica su capacidad de auto control.
Continuaremos analizando la problemática del Control en próximas entregas.
Post relacionados:
La problemática del Control en las Organizaciones (primera parte)
La problemática del Control en las Organizaciones (segunda parte)
La problemática del Control en las Organizaciones (tercera parte)
muy buena nota y resumen.
Pero creo que ya quedan pocas organizacines que
tengan en estado puro uno de estos estilos es decir
seguramente coexistan 2 estilos, por ejemplo, Control por acciones especificas y por resultados tienen a coexistir en organizacines de gran tamaño mas de 1000 empleados y sectores dispersos.
A su vez en proceso de seleccion para ingresar a las organizacines de reputacion y de renombre es bastante extenso y trata de ajustar el perfil de personal a la propia cultura. Claro que luego eso va variando y tiene que ver con el contacto diario con los compañeros y el desempeño de los objetivos y tareas para las cuales se los contrato.
Luego en las empresas mas pequeñas y familiares supongo que los procesos se estandarizan cuando se da un crecimiento, y al ser familiar y estar involucrado la familia la confianza en el personal es mayor.
Cordiales saludos
COMENTADO EN LINKEDIN.
Considero que el control ha evolucionado positivamente y la dimensión actual más popular: Control de Gestión, orientada a apoyar el logro de los objetivos estratégicos de la organización, identificar oportunamente las desviaciones de las metas e identificar áreas de mejora, es un aporte insustituible en cualquiera empresa que desee progresar. Ya no se trata de que el control sea un «perro de caza» que trata de identificar fraudes y personas no comprometidas con la organización. Esta nueva dimensión positiva y con pensamiento estratégico entrega un aporte más permanente a la organización. Lo importante es vencer el temor al control a todos los niveles de la organización. Se habla mucho de la transparencia, pero muchos ejecutivos son temerosos de un control eficaz.
Jorge Sabat Yevenes (Grupo Sistema de Planeamiento y Control de Gestión)
COMENTADO EN LINKEDIN.
Gracias Mariano. Es un artículo para refrescarnos en los conceptos. Buen marco para nutrirse y revisar cuestiones que luego a la hora de implementarlas, deberán tener el barniz adecuado para adaptarlas a las particularidades de cada empresa (independientemente del tamaño que tengan).
Claudia Santos (Grupo Instituto PYME)