Por Mario Dehter
Los consejos y las ideas de negocios para emprender una empresa se pueden ordenar en 3 baúles: información, planificación y actuación.
El flujo de actividades que van desde concebir una idea para emprender un negocio hasta ganar dinero requiere que estos tres baúles estén siempre abiertos y se puedan intercambiar sus contenidos dependiendo de la evolución del emprendedor, el estado su emprendimiento y de la situación de su entorno.
La mayoría de los contenidos de cada uno de estos baúles es “capital” en forma de “datos”. Información sobre las tecnologías, regulaciones fiscales y normas legales, datos financieros, información sobre el comportamiento de los clientes y de los competidores, información sobre las tendencias del consumo, datos de los proveedores y sobre otra infinidad de cosas que parecen no tener valor hasta que se las necesita conocer o utilizar.
Recopilar, almacenar y procesar los datos que integran el corazón del capital de cualquier negocio comienza en el momento “0” (cero), pero son actividades constantes durante toda la vida de la empresa (cualquiera sea su actividad y tamaño).
Para las grandes corporaciones esto no supone ningún problema. ¿Cuánto hay que asignar a la tecnología que permita el uso intensivo de la información que está en cada baúl? ¿U$S 100.000?, ¿26.000.000€?, ¿más?. No hay problema…
Pero nosotros, los emprendedores “artesanos” (ya nos ocuparemos de este tema en el libro en preparación) esos problemas suponen un gran riesgo de perdernos adentro de los baúles sin encontrar nada de valor; más grave aun: podemos perder los baúles.
El problema no es tanto el almacenamiento de los datos, como aprender a distinguir entre el músculo y la grasa del negocio; es decir, entre los datos relevantes y los superfluos (los que permiten progresar y los que no sirven para nada) y, fundamentalmente: desarrollar un sistema confiable para procesar esos datos y convertirlos en decisiones estratégicas para producir, vender y ganar dinero. Para eso, la mayoría de nosotros no disponemos de los recursos para crear un sistema para la gestión del conocimiento y mantenerlo debidamente actualizado.
La mayoría de los empresarios (incluso los que como yo, ya tenemos muchos años de experiencia) no sabemos qué hacer con los datos en nuestros baúles. En otras palabras, recoger y almacenar una gran cantidad de datos no necesariamente cubre toda la información que necesitamos.
Supongamos que tú tienes una tienda que vende bicicletas. En el “baúl de la información” tienes un registro de las cantidades vendidas de cada uno de los artículos de tu tienda durante en cada período de tiempo; cuando pasas ese dato al “baúl de la planificación”, ya no interesa el dato “cantidad vendida” de cada artículo por separado, sino cuánto se ha vendido de cada artículo con relación a todos los demás artículos para tomar la decisión sobre cuándo, cuánto y a quién decidirás reponer cada uno de los artículos que componen el stock de tu tienda.
Hay que tener presente que que lo que constituye “información caliente” dentro de uno de los baúles, se puede convertir fácilmente en un dato superfluo en otro.
Esa decisión ya es una información que está el “baúl de la acción” e implica la aplicación de estrategias, cuando menos, para negociar las compras y la predicción del flujo financiero del negocio.
Como regla general, debes considerar que los datos, que están a dentro de cada baúl, sólo sirven para generar la información para ayudar a tomar decisiones y resolver problemas.
Ahora comprendes que para gestionar la información se requiere un sistema complejo (un coche), pero debes evitar que se transforme en un problema complicado (el tráfico). Te sugiero ver: “Sistemas Complejos o Complicados”, porque si asumes que es “complejo”, en lugar de “complicado”, verás que hay muchas variables que dependen de tu aprendizaje sobre cómo gestionar los datos que entran para transformarlos en beneficios (más productividad y mejores satisfacciones).
Si no eres el Banco Santander, ni Google, estás en problemas. Tus baúles pueden contener un montón de cosas inútiles. O aun teniendo datos valiosos, quizás no sepas que hacer con ellos.
Comienza por diferenciar (al viejo estilo, con una hoja de papel dividida en dos columnas): cuáles son la información que realmente necesitas recopilar y almacenar en tus baúles (información, planificación y actuación), y traza en cada caso los procedimientos para irlos utilizando cuando tengas que tomar una u otra decisión; así tendrás en la columna “1” la lista de datos críticos y en la columna “2” los pasos de tu sistema de gestión del conocimiento.
De esta nota nos quedamos con tres ideas claves:
- “Hay que convertir a los limones en limonada” (sabiduría popular).
- Tenemos que pensar en estrategias para aprovechar los datos que contribuyen al músculo de nuestro negocio que nos facilita ser ágiles y no acumular grasa que nos resta competitividad.
- Si somos “emprendedores artesanos” sin los recursos como tienen empresas como Google o el Banco Santander, hay claves estratégicas que ellas utilizan que se pueden adaptar y adoptar (próximamente aquí).
Publicado en Mario Dehter, CEO Blog. Post original aquí.