Bienvenidos al curso online de Planeamiento y Control originado en el dictado de la materia «Planeamiento y Control Presupuestario» de la carrera de Contador Público de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires.
Los creadores y directores del curso son los profesores Mariano Ramos Mejía y Gerardo Diez que lo desarrollaron desde sus comienzos hace mas de veinte años hasta la actualidad.
El equipo de la materia está integrado por los profesores Esteban Oknaian, María de los Milagros Montell, Joaquín Barsanti, Analía Alcaraz, Daniel Salinas, Damián Gómez y Adriel Francia.
Agradecimiento por sus valiosos aportes a aquellos que formaron parte de la cátedra en algún momento desde sus inicios: los profesores Juan José Amilibia, David Brojt, Carla Meques, Estela Vazquez Fernández, Gabriel Bidoglio, Andrés Róvere, Viridiana Luchelli Ramos, Christian Goldwaser, Florencia García, Yanel Block, Manuela Modai y Micaela Sterli.
Las clases están ordenadas de acuerdo al programa de la materia, y puede accederse a ellas clickeando en el respecto enlace de acuerdo al índice que se presenta en este post.
Se recomienda la lectura en ese orden, pero puede ingresarse al tema que se prefiera o busque en forma directa.
Todas las clases tienen una breve introducción teórica sobre los principales temas tratados en la misma, además de la presentación para cada una, la bibliografía recomendada por nosotros así como material adicional para quien quiera ampliar sus puntos de vista sobre cada uno de los temas.
En las clases que lo ameriten se incorporan también ejercicios prácticos en la mayoría de los casos con el desarrollo de su solución modelo.
Cómo este curso online es una materia viva como los presenciales de la facultad, seguramente se seguirá incorporando material nuevo así que siempre puede volverse en busca de novedades.
En el espacio de este blog dedicado a Planeamiento y Control, se incluye el desarrollo de cada una de las clases de este curso on line, la bibliografía recomendada y el material adicional para cada una de ellas y con artículos y presentaciones sobre temas relacionados para utilizar como complemento a los conocimientos compartidos en cada posteo.
Según Russell Ackoff (Profesor emérito de la Wharton School de la Universidad de Pensilvania, y considerado el padre del Planeamiento Estratégico): “La habilidad de una persona para llevar a cabo la administración de sus asuntos o los de su sociedad depende mas de su comprensión y actitud hacia el mundo, que de su ciencia y su tecnología”.
Planeamiento es una filosofía, una actitud ante los problemas del management y ante la vida en general.Si usted no puede ordenarse, planificarse, ponerse objetivos y cumplirlos, difícilmente podrá asesorar a otros sobre estos temas.
Planeamiento no es un problema de los administradores. Sólo los que desarrollan una visión amplia de negocios tienen acceso a puestos de responsabilidad como CEO de empresas ó a su desarrollo como entrepreneurs exitosos.
El conocimiento del cómo se hacen las cosas es muy importante.Los interesados en este tema sólo aprovecharán este curso si comienzan a preguntarse el por qué, a integrar conceptos y desarrollar una visión amplia de los problemas de una organización.
Los resultados son importantes para medir un proceso. La bondad de un proceso no garantiza un resultado exitoso. Pero sólo un proceso consciente de aprendizaje garantiza su perdurabilidad en el tiempo y el desarrollo del imprescindible criterio profesional.
Las organizaciones son sistemas complejos en permanente interacción con el medio.
Los problemas de planeamiento y control no tienen una única solución correcta.
Las soluciones siempre producen efectos ya sea deseados o no.
No tomar una decisión es una manera de decidir.
Planear no implica adivinar el futuro, sino decidir una serie de acciones para llevar a cabo hoy, y que tienen efecto futuro.
El planeamiento es un proceso más que un producto, y para ser viable requiere un compromiso organizacional.
El control es parte fundamental del proceso de planeamiento porque supone el aprendizaje de la realidad lo que desarrolla un círculo virtuoso en los que lo realizan.
Características del PLANEAMIENTO
Las características del Planeamiento son las siguientes:
a) es un proceso (no un producto, un elegante cuadernito que se olvida en el fondo de un cajón de la gerencia)
b) es iterativo (es decir que cada paso revisa los anteriores por lo que el compromiso no es con la idea original si no con la realidad y el proceso debe adaptarse a ella), y
c) es interactivo (moviliza a toda la organización y no es patrimonio de una persona o grupo de personas, dado que su cumplimiento depende de la alineación con los objetivos y el compromiso de todos los niveles de la organización).
Adherimos a la visión desarrollada por el experto Derm Barret en cuánto a visualizar la empresa como “una intrincada red de objetivos”, que clasifica en objetivos personales, objetivos grupales y objetivos organizacionales.
Los objetivos personales (todos los tenemos, aunque no los reconozcamos en todo momento), son los propios de cada persona que se incorpora a la organización. Los objetivos grupales (que nos hacen asociarnos con otras personas por opiniones, gustos, ideas, etc.) también surgen dentro o fuera de la organización por afinidad. Tanto los objetivos individuales como los grupales existen antes que las organizaciones y las personas los llevan cuándo se integran a las mismas.
Los Objetivos Organizacionales, en cambio, no existen previamente a la organización, y deben desarrollarse en un contexto mediante el consenso entre sus miembros.
Atención con las visiones parciales o sectoriales (nosotros los de administración, nosotros los comerciales, etc.) que separan en grupos a los integrantes de una organización. Si bien las herramientas, los lenguajes, etc. son parte importante de lo que aporta cada grupo, debe desarrollarse una visión integrada, la “de la organización” que alinee a todos sus miembros detrás de Objetivos. Eso es el Planeamiento.
Es importante conocer a fondo el “Diagrama de Planeamiento Estratégico”. Este gráfico constituye la hoja de ruta que desarrollaremos durante el curso. En algún momento del desarrollo vamos a salirnos del gráfico para desarrollar los conceptos necesarios para realizar el Presupuesto: Herramientas de Diagnóstico Financiero (¡la materia prima de la gestión de los negocios son los números!) dónde se incluyen conceptos de costos y rentabilidad, y el desarrollo de herramientas novedosas cómo la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios. Con todo estaremos en condiciones de elaborar el primer acercamiento al Plan: el Presupuesto.
La segunda parte de nuestra hoja de ruta consiste en el análisis del Control (Control directivo, Control de Gestión y Control Presupuestario) para terminar con el desarrollo del Tablero de Comando (TC, Cuadro de Mando Integral, CMI, Balanced Scorecard o BSC) con lo que terminamos el recorrido.
Los pasos a seguir según los propone el diagrama son:
Artículo “El compromiso es lograrlo”. Reflexiones sobre el espíritu emprendedor de Howard H.Stevenson (de la Escuela de Negocios de Harvard, publicado en Revista Gestión, Enero/Febrero 2001).
Se han consignado los vínculos a toda la información disponible en la web (artículos o libros). En el caso de libros se consigna el vínculo con Google Books (en caso de estar disponible) recordando que pueden encontrarse en esta modalidad hojas ocultas por Google por cuestiones de derechos de autor.
Lo consignado son solamente algunas ideas fuerza sobre el tema. Recuerden que el aprendizaje no está en estas líneas si no en el estudio de la bibliografía. Esta a veces puede ser contradictoria, pero eso es bueno, porque nos obliga a desarrollar opinión.
En esta clase se desarrollan los conceptos de Objetivos y Estrategias, que representan el corazón del proceso del Planeamiento, y a su vez son cómo complementos necesarios, dependiendo los unos de las otras.
Estrategias y objetivos, o viceversa, dos caras de una misma moneda. Cada uno de ellos es la consecuencia del otro. No puede haber un objetivo sin una estrategia porque esto lo convierte en un mero deseo.
Por otra parte las estrategias sin objetivos claros se convertirán en meras acciones que incluso pueden ser contradictorias entre sí.
Si el objetivo es lo que queremos alcanzar, la estrategia es la forma de alcanzarlo.
Si el objetivo es el punto de llegada, la estrategia es el camino para alcanzarlo.
Dado que los objetivos (y consecuentemente las estrategias) se desarrollan a partir del análisis que hemos descripto en los post anteriores (análisis situacional, definición del éxito y la visión compartida y definición del negocio), podemos afirmar que estos objetivos y estrategias son el resultado concreto de las visiones de quienes las han formulado (los dueños de la empresa y los directivos de la misma, o cualquier individuo que pueda estar formulando un plan), e deberían incluir por lo tanto los criterios con que se evaluará el éxito que se alcance en su cumplimiento.
Según Sallenave, cualquiera de los objetivos que pueden formularse en una empresa están comprendidos en uno de los siguientes tres objetivos básicos de toda organización:
– Supervivencia
– Crecimiento
– Utilidades
Es interesante destacar que el mismo autor reflexiona que junto a estos objetivos, que son el resultado de la búsqueda de consenso en la empresa, existen otros que son los individuales y personales de los gerentes de la misma, y que este hecho debe ser adecuadamente analizado para evitar que esos objetivos individuales se antepongan a los de la empresa.
Ya se ha mencionado en clases anteriores, el aporte de Derm Barret dice que la empresa puede visualizarse como una intrincada red de objetivos. Estos objetivos son de tres tipos: individuales, grupales, y organizacionales.
Los objetivos personales son inherentes a la persona humana. No reconocer en una gestión que cada uno de los participantes en el proceso tiene objetivos individuales propios es como asumir que las distintas personas que participan en la misma son algo así como autómatas. Por lo tanto, hay que reconocer que estos objetivos existen antes que la empresa misma, y las personas que concurren a ella ya los tienen y los llevan consigo, los expresen o no.
Los objetivos grupales son los que se consiguen por afinidad de gustos, intereses o culturas. También pueden existir previamente a la empresa. Los simpatizantes de un equipo deportivo, un grupo artístico, cultural o religioso son un ejemplo de esta clasificación.
Por último, dice Barret, los objetivos organizacionales (los objetivos de la empresa) son aquellos que en realidad no existen fuera de la misma, y no existirán a menos que se haga un esfuerzo común a partir de la conducción por desarrollarlos.
Y esto proporciona una nueva definición del Planeamiento: un proceso participativo de construcción de objetivos.
La visión compartida despierta el compromiso de la gente, mientras que las visiones de una persona o un grupo impuestas al resto de los componentes de la organización, solamente exigen acatamiento y no generan compromiso en absoluto.
Los objetivos desarrollados de esta manera deben asimismo reunir algunos atributos como los siguientes:
1) Estar adecuadamente definidos como una visión a lograr. Por eso es muy importante su redacción, que debe ser una descripción detallada de la situación futura que se pretende alcanzar.
2) Tener una escala de medida, es decir una forma de poder, en el futuro, medir su grado de cumplimiento.
3) Deben incluir una descripción de un mínimo alcanzable (a veces definido como norma o umbral mínimo).
4) Deben definir un tiempo u horizonte temporal asignado para su cumplimiento.
A su vez podemos detallar los atributos de las estrategias, que incluyen la consideración de:
1) Los objetivos definidos en el proceso de negociación.
2) La descripción de los Planes de acción para llevarlos a cabo.
3) El desarrollo de los programas funcionales necesarios para esa tarea.
4) El detalle de los recursos requeridos y asignados en cada caso.
Mientras que la organización se compromete con el cumplimiento de cada objetivo, es imperativo que cuente con estrategias diversas para lograrlo. Si el camino – la estrategia elegida – se encuentra cerrado o no es viable, es importante contar con una vía de escape o por lo menos con un camino alternativo. Por eso es necesario que para cada uno de los objetivos definidos existan por lo menos dos o más estrategias. Esto es: cada objetivo es único en sí mismo, pero a cada uno de ellos corresponden varios caminos. O sea que las estrategias siempre deben ser alternativas.
Para terminar, hemos mencionado hasta aquí como la manera de identificar y definir los objetivos y estrategias al Análisis FODA.
Una segunda forma de identificar los objetivos es a través de las Áreas de Resultado Clave (A.R.C.).
Definir las A.R.C. significa identificar aquellos aspectos fundamentales para el éxito de la empresa, como rentabilidad, participación en el mercado, productividad, innovación, crecimiento, servicio al cliente, etc.
La tercera y última de las formas de encarar la identificación de objetivos es mediante la Definición de Áreas de Problemas.
Si pueden definirse los problemas centrales de la empresa es posible establecer objetivos específicos para superarlos.
La forma de comprender la relación entre objetivos y estrategias es visualizando la Cadena de Medios y Fines que es también un método para definir objetivos, y para desagregar luego grandes objetivos en objetivos menores, de mejor seguimiento. La cadena de medios y fines también es un método de resolución de problemas al permitirnos observar el segmento o superficie que nos interesa analizar en particular para comprobar el resultado de la gestión de sus componentes.
Partiendo entonces de un objetivo cualquiera predeterminado, en primer lugar podemos preguntarnos reiteradamente: ¿para qué?
La respuesta a cada ¿para qué? nos planteará cada vez un objetivo de orden superior a aquél del cual partimos, y que constituye un nuevo fin a alcanzar.
A posteriori, comenzando nuevamente con el objetivo inicial o con el objetivo de mayor nivel que hayamos definido y seleccionado como el más importante para desarrollar, podemos ahora preguntarnos repetidamente: ¿cómo?
La respuesta a cada ¿cómo? nos presentará cada vez uno o más medios para lograr el objetivo seleccionado.
De esta manera, la definición de un objetivo de mayor rango amplía el espectro de posibles respuestas (estrategias) para satisfacerlo.
Mas allá del concepto de que el número de objetivos que se tengan depende de la cantidad que pueda ser efectivamente administrable en cada situación, y entendiendo entonces que el Objetivo no debe ser único, lo que es importante entender es que las estrategias deben ser alternativas, esto es que por cada objetivo debe existir por lo menos un par de ellas. Se analiza también el concepto de Visión, como marco de referencia de la determinación de los objetivos y se publican ejemplos de distintas empresas, que aconsejamos analizar en el contexto y en la época en que fueron determinados, cuando estas compañías no eran conocidas como lo son en la actualidad, para comprender el potencial que conllevan. Por último se provee el material para estudiar la redacción de Objetivos, haciendo la distinción entre estos y las actividades, dado que las actividades ponen el énfasis en hacer cosas, mientras que los objetivos mantienen la mirada en alcanzar lo deseado. Los adjuntos son:
Cómo material complementario se detalla una selección de artículos publicados en el blog, referidos a Objetivos y Estrategias. Distintos enfoques, textos clásicos y distintos autores confluyen para ampliar nuestra visión sobre estos temas.
Se han consignado los vínculos a toda la información disponible en la web (artículos o libros). En el caso de libros se consigna el vínculo con Google Books (en caso de estar disponible) recordando que pueden encontrarse en esta modalidad hojas ocultas por Google por cuestiones de derechos de autor.
Lo consignado son solamente algunas ideas fuerza sobre el tema. Recuerden que el aprendizaje no está en estas líneas si no en el estudio de la bibliografía. Esta a veces puede ser contradictoria, pero eso es bueno, porque nos obliga a desarrollar opinión.
Los presupuestos son una herramienta de transformación de planes conceptuales en un conjunto de metas concretas. Adicionalmente pueden utilizarse como una forma de alinear voluntades y motivar a los equipos gerenciales en el logro de los objetivos de la organización y de paso, asociarlos a la mejora en los resultados
Esta práctica vastamente aceptada presenta en su aplicación en la realidad una problemática compleja que requiere de una concienzuda planificación y flexibilidad para que no se pierda o arruine su potencia original.
Cuatro problemas fundamentales debemos enfrentar al intentar utilizar el presupuesto como herramienta de incentivo y motivación de la gestión:
1.- Los planes nacen muertos. Una vez atravesado el período de discusión y ulterior aprobación del plan (en general con periodicidad anual coincidente con el ejercicio económico de la empresa) el presupuesto se solidifica mientras que la realidad va mutando y transformando el plan aprobado en una materia inerte y obsoleta que no representa la mejor estimación de la performance de la organización ni de sus desafíos
2.- Los objetivos transforman a las personas en fieras peligrosas. Dependiendo, entre otros factores, de cuan desarrollada tiene una persona su orientación al logro de resultados, la conducta puede ser modificada y aún exacerbada por el sentido de competencia y el deseo de resultar su gestión destacada por encima de los demás. Entre los temas que suelen desatar la ferocidad de los gerentes está la posibilidad de lograr un bonus más importante o la factibilidad de lograr un ascenso debido a sus éxitos en alcanzar resultados. La ferocidad sin embargo no es el problema, sino la forma en la que se la conduce
3.- La organización funcional tradicional tiende a destacar el individualismo y la creación de quintas. Hace tiempo que sabemos que los objetivos generales son más que la suma de los objetivos individuales, sin embargo, seguimos organizando nuestras empresas de forma tal que el sentido de grupo pueda ser saboteado a voluntad por los objetivos individuales o sectoriales
4.- Los procesos administrativos, entre los que se incluyen los sistemas de incentivos, son largos y tortuosos, la implementación requiere de muchos recursos y la posibilidad de introducir cambios es acotada, pesada y casi seguro bombardeada por quienes la administran, que además se rehúsan a agregar trabajo al que ya tienen.
La combinación de varias de estas circunstancias genera un combo explosivo que tiene la capacidad de recortar y hasta eliminar las ventajas que en teoría tienen los sistemas de incentivos.
En sucesivas entregas propondremos algunas reglas para romper la tendencia y aprovechar al máximo la potencialidad de la herramienta.
La naturaleza ha dotado al hombre de cinco sentidos que constantemente nos están generando información y que nos ponen alerta ante cualquier hecho que tenga un cierto interés para nosotros.
Por ejemplo, el olfato es el que percibe ese olorcito que desprende una carne en el asador de los albañiles de la obra en construcción que está a nuestro paso, y que despierta un interés gastronómico primitivo desde el más profundo ancestro de homo sapiens, que casi podría distraer la atención de lo que les voy a relatar.
Sin embargo, ese impulso no me arrastró a otros temas, que naturalmente están asociados con él, como puede ser los valores calóricos de una dieta, la capacidad de absorber un valor de lípidos y triglicéridos, sólo por mencionar algunos elementos asociados a tal evento, por no citar a los amigos reunidos para tal convocatoria, como evento social.
Así las cosas, un simple hecho que está al alcance de nuestros sentidos, es examinado bajo la óptica de una necesidad a satisfacer y mejor aún bajo la órbita de responder la pregunta: ¿Para que sirve?
En el caso que les señalé, mi primera reacción fue la del torbellino descontrolado de una pasión, sin más consideración alguna que la satisfacer ese impulso, sin valorar las consecuencias y el sentido correcto, entendiendo por esto una cierta alineación orgánica con el resto de los valores, que se consideran rectores de una conducta.
Pero es evidente, que apenas se analiza algún fenómeno lo primero que deberíamos plantearnos es para qué sirve.
Muchos empresarios o profesionales ante un desafío, se abalanzan sobre la cuestión sometida a su accionar y comienzan a operar con método o sin él, pero sin una adecuada respuesta para la pregunta original. Así se los ve encarando un arqueo minucioso de la empresa fallida, o vendiendo los activos de la empresa para lograr mayores ingresos, sin haber obtenido la respuesta acabada del interrogante principal.
No en vano el maestro Peter Drucker se esforzaba en explicarnos cual es el objetivo de una empresa y cual es su carácter. Tal es la importancia de esta cuestión, que el diario de negocios El Cronista Comercial publica que al asumir como CEO interino en Twitter, Jack Dorsey le pidió a todo el equipo gerencial que trataran de definir para qué sirve Twitter.
A simple vista la pregunta parece inverosímil, pues en la época de las redes sociales y la electrónica, la respuesta parece obvia, sin embargo los ejecutivos no se pusieron de acuerdo.
Veamos que respondieron:
Se sugiere que era una plataforma de medios que ofrece contenido en vivo sobre grandes eventos y celebridades.
Es como una comunidad donde cualquier usuario puede conversar con cualquier otro en igualdad de condiciones.
Es un santuario de libre expresión
El ejecutivo no se amedrentó y decidió pedir ayuda a los clientes, por ello bajo el hashtag #DescribeTwitterin3words (describí Twitter en tres palabras)
Las respuestas no se hicieron esperar y los usuarios lanzaron una andanada de mensajes de todo calibre. A modo de ejemplo se pueden mencionar algunos como:
. libertad de expresión
. no para viejos
. infierno que consume tiempo
La firma está siendo acosada por un creciente estancamiento de la audiencia, que el producto no atrae y que no retiene usuarios. Consecuencias lógicas cuando los directivos de una empresa no pueden identificar para qué sirve la misma.
“Muchas veces, suele decir Warren Buffet (magnate de las finanzas), cuando el río está crecido no sabemos que nadadores tienen puesto su traje de baño, pero cuando las aguas bajan nos llevamos muchas sorpresas”.
Un analista de “Sun” Rust Robinson Humphrey, dijo: ¿es sólo un nicho ó puede esa utilidad ampliarse a miles de millones de personas que ha probado Twitter y se fueron?
Lo cierto es que la cantidad total de usuarios se elevó en los últimos dos años a 304 millones, el número de tuits diarios se mantuvo en cerca de 500 millones. Por el contrario, pese a ser mucho más grande que Twitter, Facebook siguió creciendo a un ritmo estable. Se dice que Twitter quizás haya provocado una revolución, pero es Facebook quién se apoderó del mundo.
Jack Dorsey ofreció su propia definición de lo que puede ser Twitter: “tan sencillo como mirar por la ventana y ver lo que está sucediendo” mientras que también es “el micrófono más poderoso del mundo.” Prometió hacer que “el producto sea más fácil y más atractivo para más gente.”
Lejos está la época en que para saber a que se dedicaba una empresa uno tenía que dirigirse a la primera hoja de los estados contables donde se ensayaba resumidamente la actividad del ente, ó tal vez en el estatuto ó contrato social donde se desplegaba el objeto social, que contenía un detalle legal de la actividad que desarrollaría la empresa, cuando la esencia está en determinar “Para que le servirá su producto ó servicio a los clientes.”
Esta realidad, muestra que el verdadero desafío es decidir en que nos focalizamos. Sobre la mesa están los gustos, deseos, y necesidades de los clientes, nuestra habilidad residirá en darnos cuenta que lo hagamos esté en línea con estas características. Como cuando concurrimos al terapeuta para que nos diga que debemos hacer, cuando él está esperando que maduremos y nos demos cuenta solos de ello.
La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.
La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos.
Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado.
Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás planes de la empresa, tantos los planes tácticos como los operativos, por lo que un plan estratégico no se puede considerar como la suma de éstos.
Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos.
Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeación estratégica:
1. Declaración de la visión
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.
La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.
2. Declaración de la misión y establecimiento de valores
La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.
La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.
Por otro lado, los valores son cualidades positivas que posee una empresa, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc.
Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización.
3. Análisis externo de la empresa
El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa.
Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias).
4. Análisis interno de la empresa
El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.
Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
5. Establecimiento de los objetivos generales
Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.
Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.
6. Diseño, evaluación y selección de estrategias
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos.
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:
Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.
Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.
7. Diseño de planes estratégicos
Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
En el plan estratégico se debe señalar:
Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.
Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias.
Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias.
Bibliografía consultada:
Fred R. David, “Conceptos de Administración Estratégica”.
Una vez, el director territorial de la entidad en que trabajaba, nos envió a todos los directivos a su cargo, una placa que rezaba:
“Si lo puedes soñar, lo puedes hacer”
Walt Disney
No muy acostumbrados a este tipo de motivaciones, los comentarios entre los compañeros fueron variopintos y la inmensa mayoría burlones. La placa que, en principio, debía presidir algún sitio visible de nuestros despachos, terminó en el último cajón de n/escritorio, aunque cuando lo abríamos, soslayadamente le echábamos una mirada.
Reflexionando, pasados los años, me he dado cuenta del valor de esta frase. En realidad existe una gran diferencia entre soñar y lograr. Lo que sí es verdad es que no todos los soñadores llegan, pero sí todos los que llegan, son soñadores. El secreto está en transformar el sueño en acción y hacerlo en la dirección adecuada.
Con frecuencia nos marcamos metas y objetivos que nunca llegan a materializarse, se quedan a medias o se obtiene un resultado distinto a lo previsto. ¿Qué ocurre? ¿Por qué hay personas qué consiguen lo que se proponen y otras no?
La PNL tras el estudio y modelación de muchos casos de éxito y de fracaso en obtención de objetivos, nos ofrece los patrones de pensamiento y actuación que mejores resultados obtienen.
Ante todo un objetivo o meta ha de estar bien formulado (en PNL se denomina bien formado) para que se consiga.
El acrónimo SMART representa una forma fácil de recordar las características que debe cumplir un buen objetivo.
Specífic Específico
Measurable Medible
Achievable Realizable
Realistic Realista
Time-Bound Limitado en el tiempo
Sin embargo la PNL a la hora de diseñar un objetivo o meta, va más allá del enfoque SMART y nos hace utilizar todos nuestros sentidos y cuestionarnos una serie de preguntas con objeto de afinar y definir más nuestros propósitos.
Metas claras
Cuanto más sepamos definir nuestra meta, más fácil será conseguirla. Con frecuencia pensamos que conocemos nuestras metas, sin embargo son imaginaciones poco exactas de lo que realmente queremos. Cuanto más concreta y medible mejor.
Formularlo bien. No confundir el camino con el resultado final
Puede que confundamos el proceso para llegar a la meta con el resultado que deseamos conseguir. Por ejemplo, podemos proponernos estudiar o aprender inglés. Sin embargo el resultado que seguramente deseamos no es este. Es posible que lo que desees en realidad sea: Comprender, hablar y escribir inglés en un determinado nível.
Formularlo en positivo
Asegurarse de formular el objetivo en positivo. Enfocar nuestra energía hacía lo que queremos es mucho mejor que enfocarla hacia lo que no queremos. Nuestro cerebro es insensible a la negación. Y el resultado va a ser : más de lo mismo.
Formula tus objetivos en positivo:
Quiero adelgazar , en vez de : Quiero perder kilos o no engordar.
Quiero ser puntual, en vez de : Quiero no volver a llegar tarde.
Quiero comer equilibradamenteen vez de: Quiero no comer tanto
Visualiza el resultado. Ha de ser atractivo
El resultado final ha de ser atractivo y sugerente para ti. ¿Qué verás, sentirás y olerás cuando lo hayas conseguido?.¿Cómo serás una vez conseguida la meta? Descríbelo en términos de qué, quién, dónde, cuándo y cómo. ¿La sensación es del todo agradable? Estudiar inglés o hacer dieta, no son buenos objetivos, ya que son difíciles y tediosos. Y en realidad son parte del camino. Mucho mejor formular: Hacerme entender en inglés o Adelgazar cinco kilos.
Cuantificable y medible en el tiempo
Establecer la meta con parámetros cuantificables en un período determinado garantizan mayores posibilidades de éxito.
La indefinición en cantidad y tiempo nos lleva a la no consecución de la meta. Quiero adelgazar, pero sin especificar ni cuantos quilos ni en qué período de tiempo, nos conduce a procrastinar su consecución. Siempre tenemos tiempo de perder kilos si no sé exactamente cuantos ni cuando los quiero perder. Es mejor formular: Quiero perder 3 kilos en un mes.
Ha de ser ecológico
¿Qué vas a ganar y qué vas a perder, consiguiendo tu objetivo.? ¿Será bueno para ti en todos los aspectos? ¿Y para los tuyos.? ¿Qué efectos secundarios va a tener el lograr esta meta.? Hay que sospesar bien los pros y contras. Por ejemplo: Un ascenso puede conllevar un traslado a otra ciudad o disponer de menos tiempo para la familia. ¿Estás dispuesto a esto? ¿Te compensa? ¿Qué cambiará en tus relaciones? Descubrir qué dificultades se te presentarán si consigues tu sueño no es un ejercicio para disuadirte, sino para analizar si realmente te compensa y prepararte con antelación. Asegúrate que el objetivo está en sintonía con tus valores más profundos.
Desarrolla un plan
¿Qué recursos necesitas para llegar a la meta?
Indaga cuáles son las capacidades y energías necesarias para conseguirla. Haz un estudio de los recursos materiales que precisas y las actitudes y habilidades que necesitas desarrollar y cómo los vas a conseguir. Si la meta es en principio inalcanzable con los recursos disponibles a corto plazo, habrá que reformularla dividiéndola en metas consecutivas más pequeñas y alcanzables.
¿Cómo sabrás si vas en buen camino?
Ves marcándote pequeños hitos que te servirán para reconocer tus progresos y dificultades, para modificar acciones o seguir adelante.
¿Qué te impide no ponerte ya en movimiento hacia tu meta?
Esta es la pregunta final que te muestra si estás preparado para ir hacia el objetivo o si necesitas antes aclarar o reformular algo antes de iniciar el camino.
Os dejo un interesante vídeo del programa Redes de RTVE en el que Elsa Punset entrevista a Vicens Olivé, socio-fundador del Institut Gestalt de Barcelona y de una manera muy gráfica nos explica como visualizar y encaminarnos hacia nuestros objetivos.
Todos tenemos metas; todos queremos conseguir metas; pero la mayoría de la gente se queda a mitad de camino —más si son ambiciosas— y al final desiste. Y lo peor en esta vida es resignarse, creer que la vida es algo que sucede y no algo que uno hace que ocurra. Ya lo decía el escritor francés Honoré de Balzac: «La resignación es un suicidio cotidiano».
El éxito se resume en una palabra: Autorresponsabilidad. Si hay un rasgo que define a las personas de alto rendimiento es que se hacen responsables de sí mismas; o lo que es lo mismo, siguen el principio: ‘va a ocurrir porque yo voy a hacer que ocurra’. No caen en las excusas —mentiras que nos decimos a nosotros mismos—, ni en buscar culpables —rasgo común de los perdedores profesionales—, ni en el victimismo —la teoría de la conspiración contra mí—, ni en el quejiquismo —actitud de los inmaduros—, ni en todos aquellos comportamientos que eluden responsabilidades para poder dormir tranquilos por la noche y escurrir el bulto.
Te dejo 6 pasos para el establecimiento y consecución de metas.
1. DEFINE CON CLARIDAD LO QUE QUIERES
Lo hemos dicho muchas veces: «La principal causa por la que la gente no consigue lo que quiere es que no sabe lo que quiere». Y quien no sabe lo que quiere acaba donde no quiere estar. Existe una relación muy estrecha entre claridad de metas y lo que finalmente se consigue. Y otra cosa que es importante. A la hora de establecer tus metas, mira hacia tu ‘interior’ y no te dejes seducir por el glamour ‘exterior’. La mayoría de la gente establece sus metas en función de lo que está de moda porque es una forma de obtener aceptación social: cool-hunter, coach, personal shopper, community manager… El éxito parte siempre de la autenticidad, de ser fiel a ti mismo: lo que te hace diferente, te hace único; lo que te hace diferente, te hace especial. No lo olvides: Desear no es ‘decir’ lo que se quiere, desear es ‘sentir’ lo que se quiere. Por eso Goethe afirmaba: «Si no lo sientes, nunca lo lograrás». Lo importante de los sueños no es cuáles son, sino que sean propios, tuyos, personales, y no prestados.
Sin un plan, sin método, sin estrategia, uno se convierte en una veleta que queda a merced del viento que sopla en cada momento. Tener un Plan es decidir Qué hacer, Cómo hacerlo, Cuándo hacerlo y Con Quién hacerlo. Es poner por escrito la hoja de ruta, un itinerario que nos permite evitar perder tiempo, energía y esfuerzos. Diseñar un Plan para nuestras Metas es como organizar un viaje: se decide primero dónde y cuándo ir, luego cómo ir y hospedarse, y por último qué llevar.
La acción es la perfección de la decisión. Si decides algo y no actúas, no has decidido nada. Sólo se van encontrando respuestas en la acción. La acción es el puente entre nuestros sueños y la realidad. La acción es la verdadera medida de la inteligencia, porque la inteligencia es inteligencia práctica. Inteligencia no es ‘saber’, inteligencia es ‘hacer’. El peor vicio que se puede cometer es el de quedarse quieto, parado, inmóvil a que se den las circunstancias perfectas. Nunca ocurre y además el tiempo trascurre y cada hora que pasa ya no vuelve. Lo decía Karen Lamb: «Dentro de un año te arrepentirás de no haber empezado hoy».
Si quieres tener éxito, aprende a enfocarte. La excelencia exige foco. Enfocarse tiene ‘magia’. Decide una única prioridad —coach, conferenciante, emprendedor, escritor…— y pon toda la carne en el asador ahí, organiza todas tus actividades en torno a ese objetivo. En lo que te concentras, se expande. Eres tu atención. Si te desenfocas, la energía se dispersa. Y la dispersión es uno de los grandes enemigos en la consecución de metas. Personas de éxito, personas de foco. Las personas que son referentes en sus áreas de actividad se han volcado en eso que soñaban de manera obsesiva, teniendo el coraje de decir ‘no’ a otras tentaciones que aparecían por el camino. Como apunta el actor Will Smith: «Nunca hay que tener un plan B porque te distrae del plan A».
Las cosas nunca marchan como uno había previsto. El guión hay que ir adaptándolo a medida que se avanza. Lo importante es no perder nunca de vista el objetivo e ir encontrando alternativas a los múltiples escollos que van surgiendo. Por eso, es muy importante tener actitud positiva para no desanimarse. Al final todo se resume en cómo pasar del punto A (donde estoy) al punto B (dónde quiero estar), y de lo que se trata es de encontrar el ‘cómo’. Ensayo y error hasta dar con la tecla adecuada. La cuestión no es si algo es o no posible —todo lo es— sino cómo conseguirlo. Ya sabes: «Si una y otra vez te haces la misma pregunta, no cabe duda que terminas encontrando la respuesta».
El trabajo más duro es siempre no rendirse. En el camino hacia la consecución de nuestras metas aparecen siempre multitud de obstáculos: fracasos, errores, críticas, dudas, bajones emocionales… En esos momentos, lo que pide el cuerpo es irse al refugio, abandonar; pero ahí es donde hay que demostrar resistencia emocional, ser mentalmente fuerte. La resiliencia no es otra cosa que la capacidad de estirar la frontera del dolor. Permítete todos esos sentimientos, pero continua pedaleando. Ya sabes lo que hemos dicho muchas veces con palabras de Robert Frost: «Todo lo que he aprendido en mi vida se resume en dos palabras: sigue adelante». En esta vida nadie fracasa, sólo hay gente que desiste. Hay mucho poder en insistir y no venirse abajo: el éxito es una cuestión de perseverar cuando los demás han renunciado.
Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar.
Importancia de los objetivos
Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa. Otras de las razones para establecer objetivos son:
permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
sirven de guía para la formulación de estrategias.
sirven de guía para la asignación de recursos.
sirven de base para la realización de tareas o actividades.
permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
generan coordinación, organización y control.
generan participación, compromiso y motivación; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción.
revelan prioridades.
producen sinergia.
disminuyen la incertidumbre.
Características de los objetivos
Los objetivos deben ser:
Medibles
Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéricos.
Claros
Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Alcanzables
Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes
Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.
Realistas
Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.
Coherentes
Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.
Tipos de objetivos
De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos generales
Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son:
ser el líder del mercado.
incrementar las ventas.
generar mayores utilidades.
obtener una mayor rentabilidad.
lograr una mayor participación en el mercado.
ser una marca líder en el mercado.
ser una marca reconocida por su variedad de diseños.
aumentar los activos.
sobrevivir.
crecer.
Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visión de la empresa, que es el principal objetivo general que persigue una empresa.
b. Objetivos específicos
Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:
aumentar las ventas mensuales en un 20%.
generar utilidades mensuales mayores a US$ 20 000 a partir del próximo año.
obtener una rentabilidad anual del 25%.
lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre.
producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.
elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes.
vender 10 000 productos al finalizar el primer año.
triplicar la producción para fin de año.
adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.
abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.
En ocasiones a los objetivos específicos se le conoce como metas.
De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en:
a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos)
Son objetivos a nivel de la organización, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.
b. Objetivos de mediano plazo (Tácticos)
Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se establecen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.
c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)
Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en función de los objetivos tácticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año.
Recomendaciones sobre el uso de objetivos
Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos:
se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.
es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.
los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas.
siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia.
y, por último, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente.
Ya conocemos la estrategia que vamos a seguir. Ahora nos corresponde traducir esa idea de empresa que tenemos en términos de objetivos.
Como sabemos los objetivos son la descripción anticipada de las metas que queremos conseguir. A nivel empresarial actuaremos en dos niveles:
Definir la visión de la empresa, es decir, las grandes metas que queremos conseguir con nuestra empresa, y conocidos como objetivos a largo plazo, generales y cualitativos. Entre éstos, a modo de ejemplo, podemos citar:
Ser lider del mercado.
Aumentar los activos.
Crecer.
Supervivencia.
Por otra parte, y como los objetivos generales son muy amplios y lejanos, deben concretarse en objetivos más cercanos, objetivos cuantificables y a corto plazo, es decir, son las metas a consehuir. Estos objetivos serán el punto de referencia para establecer la estrategia de marketing, y cómo no, las políticas de marketing más adecuadas para instrumentalizar la estrategia elegida. Entre otros, son ejemplos de objetivos a corto plazo:
Aumentar las ventas un 20%.
Generar unos beneficios de 150.000,00€.
Abrir dos tiendas nuevas el año próximo.
Renovar la mitad de la maquinaria el próximo año.
Cabe recordar que los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables, desafiantes, realistas y coherentes. Sólo así serán el auténtico norte que guiará nuestra actuación.
Para aclarar estos aspectos podemos visualizar el siguiente vídeo:
Los presupuestos son una herramienta de transformación de planes conceptuales en un conjunto de metas concretas. Adicionalmente pueden utilizarse como una forma de alinear voluntades y motivar a los equipos gerenciales en el logro de los objetivos de la organización y de paso, asociarlos a la mejora en los resultados
La naturaleza ha dotado al hombre de cinco sentidos que constantemente nos están generando información y que nos ponen alerta ante cualquier hecho que tenga un cierto interés para nosotros.
