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El Control es el último paso que cierra nuestro circuito de Planeamiento, representa el feedback o realimentación del proceso, y supone el aprendizaje de nuestra propia realidad frente a lo que se había planificado.

La palabra Control es una de las que siempre remite a aceptación o rechazo, según se ejerza sobre otros o sobre uno mismo.

No es lo mismo ejercer control sobre otro a que ejerzan control sobre uno mismo. En algunas circunstancias o situaciones puede incluso connotar posiciones negativas. Esto tiene que ver con el contexto en el cual se lo utilice pero también con el significado que las distintas culturas le asignen.

Qué entendemos por control y cómo aplicarlo, depende de multiplicidad de factores: ¿Confiamos en las personas y su criterio?, ¿La eficiencia de la organización depende del criterio humano ó de las bondades de los procedimientos definidos?, ¿Cuál es el tamaño de la organización?, ¿En qué ambiente se mueve la organización?, etc.

En general, podemos ver una acepción latina donde la palabra Control significa«Intervención de la autoridad» (con connotaciones de uso y abuso de poder, premios y castigos, límites, etc). La acepción anglosajona que se utiliza en el planeamiento tiene que ver con realimentación y aprendizaje de la realidad a partir de las diferencias entre lo planeado y lo real, que precisamente origina el Control de las actividades planeadas. Pero en la empresa coexisten las dos acepciones depende de en que circunstancias se ejerza el control, todas necesarias y correspondiendo a situaciones particulares determinadas.

En resumen, podemos distinguir dos concepciones del control:

1. El control como intervención de la autoridad: alguien detenta el poder y distingue lo que está bien de lo que no lo está, y actúa en consecuencia distribuyendo premios y castigos. El poder conferido de alguna manera (grado, liderazgo, etc.) lo habilita a ejercer el mando, fiscalizar, intervenir. Las Fuerzas Armadas son el ejemplo típico de organizaciones donde se aplica este tipo de control.
2. El control como autocontrol, retroalimentación o aprendizaje de la realidad: supone en las personas que deciden alguna capacidad de discernir por sí mismas las bondades de una decisión y actuar en consecuencia. De reflexionar en función de los errores del pasado y aprender de la experiencia.

Cada uno de estos conceptos de control, implica una distinta valoración de la conducta humana, esto es, las personas son lo que se piensa de ellas.

El control es básicamente una cuestión de comportamientos, individuales o grupales. Las normas escritas o implícitas que gobiernan una organización deberían cumplir al menos tres funciones básicas:

a) indicar las conductas deseadas o esperables,

b) coordinar los procesos en que se dividen las funciones producto de la división del trabajo o especialización y

c) motivar a los agentes para cumplir dichas normas.

Gerenciar, y por lo tanto, ejercer el control directivo tal como lo hemos definido, implica el desarrollo de una amplia gama de funciones básicas referidas a distintas dimensiones del control. 

Tomando el modelo ya estudiado de la Pirámide Orientación – Gestión – Operación, el concepto de control va a diferir según el nivel que estemos analizando.

Así,  el Control Estratégico  corresponde a la Orientación, el Control de gestión  corresponde a la Gestión, y el Control de seguridad a la Operación.

Los controles de seguridad incluyen los controles de stock y de toma de inventarios, los arqueos de caja, controles de cobranza, cumplimiento de programas, tiempos cargados a órdenes de fabricación, etc.

Entre los controles de gestión se incluyen las diferencias entre cifras presupuestadas y reales, grados de alcance de los objetivos que oportunamente se han prefijado o desvíos de ese logro, etc.

Entre los controles estratégicos se puede mencionar el análisis de tendencias de mercado, de la competencia, la evolución de la mezcla de ventas, el desarrollo de nuevos productos, las competencias distintivas de nuestra empresa con respecto a otras, etc.

Los sistemas de control se estructurarán de acuerdo a la estructura, complejidad y etapa del Ciclo de Vida de la empresa que se esté analizando en alguna de estas tres formas:

–   Por personas

–   Por acciones específicas

–   Por resultados

Siguiendo a Sallenave , podemos afirmar que las organizaciones, atraviesan continuas crisis asociadas con su actividad y en función de la necesidad de supervivencia.

El tema es particularmente importante habida cuenta de que en cada crisis la empresa se juega la vida y su sistema de control habrá de responder y adecuarse a las circunstancias para ayudar al objetivo de sobrevivir.

Las herramientas más comunes para ejercer el control directivo son el Presupuesto (y el consiguiente control presupuestario), el Tablero de Comando y el Cuadro de Mando Integral (o Balanced Scorecard, versión mas sofisticada desarrollada a partir de la anterior).

Finalmente podemos también hablar de distintos niveles de control: Un control directivo (ejercido de distintas formas), un control de gestión y también un control presupuestario. Incluimos a continuación los contenidos de la clase destinada a estos temas.

Clase Sistemas de Control Empresarial

Esta clase y las sucesivas referidas a Control deben complementarse con los post que se indican a continuación:

El proceso de planeamiento: El Control de Gestión, por Mariano Ramos Mejía.

El proceso de planeamiento: Siempre, el aprendizaje, por Mariano Ramos Mejía.

Se recuerda la bibliografía obligatoria para estas clases:

Ramos Mejía, Mariano. ¿A que nos referimos cuando hablamos de Control en las organizaciones?

Diez, Gerardo. La problemática del Control en las Organizaciones.

Ramos Mejía, Mariano. El Control Presupuestario, serie de tres post.

Se han consignado los vínculos a toda la información disponible en la web (artículos o libros). En el caso de libros se consigna el vínculo con Google Books (en caso de estar disponible) recordando que pueden encontrarse en esta modalidad hojas ocultas por Google por cuestiones de derechos de autor.

Lo consignado son solamente algunas ideas fuerza sobre el tema. Recuerden que el aprendizaje no está en estas líneas si no en el estudio de la bibliografía. Esta a veces puede ser contradictoria, pero eso es bueno, porque nos obliga a desarrollar opinión.

El control presupuestario es el método mediante el cual se analizan las variaciones ocurridas entre el resultado real de las operaciones desarrolladas contra el contenido y desarrollado en el Presupuesto Económico. Esta comparación entre cifras reales y presupuestadas, y el consiguiente análisis de desvíos permite:

a) realizar un primer aprendizaje de nuestra propia realidad, al mostrarnos las diferencias entre nuestro planeamiento y la realidad.

b) analizar todas las medidas gerenciales y operativas que sean necesarias para rectificar el rumbo y enfocarnos nuevamente en los objetivos finales.

Es importante señalar que existen los siguientes niveles de análisis de la rentabilidad que surgen naturalmente del presente esquema, a saber:

1)     Un primer nivel constituido por la mezcla de negocios / productos, y que está determinado por la composición horizontal de la Contribución Marginal total. Este primer nivel es el motor del crecimiento y desarrollo de los resultados de la empresa, y debe prestarse especial atención al juego de los elementos que componen esa mezcla de ventas.

2)     El segundo nivel que determina de qué manera esa mezcla de negocios / productos permite absorber los Costos fijos de producción, comercialización y administración, que se observan en el Resultado antes de intereses e impuestos. Esto resulta una medida de la efectividad con que la estructura está soportando la operación.

3)     Un tercer nivel donde se muestra el efecto sobre el anterior del resultado financiero neto resultante de la actividad desarrollada por la empresa en la búsqueda y concesión de financiación de y hacia terceros, y que determina el Resultado operativo. Este nivel debe analizarse por separado dado que responde a el control de las alternativas de financiación e inversión elegidas en el planeamiento.

Para el análisis y seguimiento de la Mezcla de Negocios / Productos recordamos la Matriz de Posicionamiento de Negocios / Productos, que hemos estudiado para el primer parcial.

Las variaciones entre real y presupuestado pueden deberse a variaciones ocurridas en su componente físico (las cantidades vendidas), su componente monetario (los precios relativos de cada producto) o en ambos componentes a la vez.  Es decir, que la variación total entre dichos cifras (reales con presupuestadas)  deben descomponerse en principio  en una Variación cantidad (por variaciones entre los volúmenes presupuestados y reales) y una Variación precio (por diferencias entre los precios presupuestados y los reales).

Para la determinación de  estas variaciones se utiliza la herramienta conocida como Presupuestos Flexibles.

A continuación se acompaña el material de la clase sobre Control Presupuestario, dónde además de los conceptos teóricos sobre el tema se desarrolla el método de Análisis progresivo de variaciones, desarrollado por los profesores Shank y Churchill, incluído como bibliografía de la materia, y cuyo estudio recomendamos especialmente.

El método parte de la aplicación de los denominados presupuestos flexibles, para profundizar el análisis hasta dónde lo desee o lo necesite el analista, dirigiendo la atención hacia los aspectos que se consideren relevantes para el análisis a realizar.

Se recomienda asimismo realizar y estudiar el ejercicio práctico incluído por los autores en dicho artículo, para complementarlo con los casos  (Distribuidora del Norte, que se adjunta hoy en otro post) y Jugos La Cítrica (que se sube la semana próxima).

Clase Control Presupuestario

Esta clase y las sucesivas referidas a Control deben complementarse con los post que se indican a continuación:

El proceso de planeamiento: El Control de Gestión, por Mariano Ramos Mejía.

El proceso de planeamiento: Siempre, el aprendizaje, por Mariano Ramos Mejía.

Se recuerda la bibliografía obligatoria para estas clases:

Shank, J. y Churchill, N. Variaciones en el resultado previsto: un método progresivo de análisis. Revista Administración de Empresas T. XI pag. 169

Ramos Mejía, Mariano. ¿A que nos referimos cuando hablamos de Control en las organizaciones?

Diez, Gerardo. La problemática del Control en las Organizaciones.

Ramos Mejía, Mariano. El Control Presupuestario, serie de tres post.

Planeamiento – Análisis progresivo de variaciones – Caso Le Mans

Se acompaña para su resolución en clase el Caso Le Mans, sobre Control Presupuestario mediante el método denominado Análisis progresivo de variaciones de los profesores Shank y Churchill. Se trata de una empresa textil que está realizando el control presupuestario del mes transcurrido.  En el caso encontrará la información necesaria para calcular las distintas variaciones que surgen del Análisis Progresivo de Variaciones.  Para ello, le recomendamos utilizar presupuestos flexibles que ayudarán a identificar cada variación de manera sistemática.  El objetivo final es llegar a una hoja resumen, el «árbol de variaciones», donde el Gerente General pueda identificar rápidamente cuáles son los desvíos presupuestarios y su impacto en el resultado final de la compañía. 

Caso Le Mans – Control Presupuestario

Esta clase y las sucesivas referidas a Control deben complementarse con los post que se indican a continuación:

El proceso de planeamiento: El Control de Gestión, por Mariano Ramos Mejía.

El proceso de planeamiento: Siempre, el aprendizaje, por Mariano Ramos Mejía.

Se recuerda la bibliografía obligatoria para estas clases:

Shank, J. y Churchill, N. Variaciones en el resultado previsto: un método progresivo de análisis.

Ramos Mejía, Mariano. ¿A que nos referimos cuando hablamos de Control en las organizaciones?

Diez, Gerardo. La problemática del Control en las Organizaciones.

Ramos Mejía, Mariano. El Control Presupuestario, serie de tres post.

Planeamiento – Análisis progresivo de variaciones – Casos complementarios

Se acompaña para su análisis en clase, y como ejercicio adicional, el planteo y la solución modelo de distintos casos  sobre control presupuestario y análisis progresivo de variaciones.

Luego de haber realizado el análisis del Caso Le Mans aplicando la técnica de Análisis Progresivo de Variaciones, proponemos un ejercicio simple, pero con múltiples productos que permite ver distintas situaciones sacar conclusiones sobre los desvíos presupuestarios.  Además, al tener una variedad de productos con distintas contribuciones marginales, puede utilizarlo para armar la matriz de posicionamiento presupuestada y real. Nos referimos al Caso Practicando, entonces…  ¡Lo invitamos a seguir practicando!

Adicionalmente, se anima a los alumnos a realizar la matriz de posicionamiento de productos de la mezcla propuesta (tanto de la mezcla presupuestada como de la real) y analizar las variaciones entre ambas.

En segundo lugar acompañamos el planteo y la solución modelo del Caso Jugos La Citrica. En este caso encontramos una empresa que comercializa jugos.  Utilizando la técnica de análisis progresivo de variaciones lo invitamos a que identifique cuáles fueron los desvíos con relación al presupuesto original y cómo impactaron en los resultados.

Por último, presentamos el Caso De Taquito, para seguir ejercitando el análisis progresivo de variaciones.

Caso Practicando S.A.

Caso Jugos La Cítrica – Planteo

Caso Jugos La Cítrica – Solución: Presupuestos flexibles

Caso Jugos La Cítrica – Solución: Arbol de Variaciones

Caso De Taquito S.A.

Se han consignado los vínculos a toda la información disponible en la web (artículos o libros). En el caso de libros se consigna el vínculo con Google Books (en caso de estar disponible) recordando que pueden encontrarse en esta modalidad hojas ocultas por Google por cuestiones de derechos de autor.

Lo consignado son solamente algunas ideas fuerza sobre el tema. Recuerden que el aprendizaje no está en estas líneas si no en el estudio de la bibliografía. Esta a veces puede ser contradictoria, pero eso es bueno, porque nos obliga a desarrollar opinión.