El Control es el último paso que cierra nuestro circuito de Planeamiento, representa el feedback o realimentación del proceso, y supone el aprendizaje de nuestra propia realidad frente a lo que se había planificado.
La palabra Control es una de las que siempre remite a aceptación o rechazo, según se ejerza sobre otros o sobre uno mismo.
No es lo mismo ejercer control sobre otro a que ejerzan control sobre uno mismo. En algunas circunstancias o situaciones puede incluso connotar posiciones negativas. Esto tiene que ver con el contexto en el cual se lo utilice pero también con el significado que las distintas culturas le asignen.
Qué entendemos por control y cómo aplicarlo, depende de multiplicidad de factores: ¿Confiamos en las personas y su criterio?, ¿La eficiencia de la organización depende del criterio humano ó de las bondades de los procedimientos definidos?, ¿Cuál es el tamaño de la organización?, ¿En qué ambiente se mueve la organización?, etc.
En general, podemos ver una acepción latina donde la palabra Control significa«Intervención de la autoridad» (con connotaciones de uso y abuso de poder, premios y castigos, límites, etc). La acepción anglosajona que se utiliza en el planeamiento tiene que ver con realimentación y aprendizaje de la realidad a partir de las diferencias entre lo planeado y lo real, que precisamente origina el Control de las actividades planeadas. Pero en la empresa coexisten las dos acepciones depende de en que circunstancias se ejerza el control, todas necesarias y correspondiendo a situaciones particulares determinadas.
En resumen, podemos distinguir dos concepciones del control:
- El control como intervención de la autoridad: alguien detenta el poder y distingue lo que está bien de lo que no lo está, y actúa en consecuencia distribuyendo premios y castigos. El poder conferido de alguna manera (grado, liderazgo, etc.) lo habilita a ejercer el mando, fiscalizar, intervenir. Las Fuerzas Armadas son el ejemplo típico de organizaciones donde se aplica este tipo de control.
- El control como autocontrol, retroalimentación o aprendizaje de la realidad: supone en las personas que deciden alguna capacidad de discernir por sí mismas las bondades de una decisión y actuar en consecuencia. De reflexionar en función de los errores del pasado y aprender de la experiencia.
Cada uno de estos conceptos de control, implica una distinta valoración de la conducta humana, esto es, las personas son lo que se piensa de ellas.
El control es básicamente una cuestión de comportamientos, individuales o grupales. Las normas escritas o implícitas que gobiernan una organización deberían cumplir al menos tres funciones básicas:
a) indicar las conductas deseadas o esperables,
b) coordinar los procesos en que se dividen las funciones producto de la división del trabajo o especialización y
c) motivar a los agentes para cumplir dichas normas.
Gerenciar, y por lo tanto, ejercer el control directivo tal como lo hemos definido, implica el desarrollo de una amplia gama de funciones básicas referidas a distintas dimensiones del control.
Tomando el modelo ya estudiado de la Pirámide Orientación – Gestión – Operación, el concepto de control va a diferir según el nivel que estemos analizando.
Así, el Control Estratégico corresponde a la Orientación, el Control de gestión corresponde a la Gestión, y el Control de seguridad a la Operación.
Los controles de seguridad incluyen los controles de stock y de toma de inventarios, los arqueos de caja, controles de cobranza, cumplimiento de programas, tiempos cargados a órdenes de fabricación, etc.
Entre los controles de gestión se incluyen las diferencias entre cifras presupuestadas y reales, grados de alcance de los objetivos que oportunamente se han prefijado o desvíos de ese logro, etc.
Entre los controles estratégicos se puede mencionar el análisis de tendencias de mercado, de la competencia, la evolución de la mezcla de ventas, el desarrollo de nuevos productos, las competencias distintivas de nuestra empresa con respecto a otras, etc.
Los sistemas de control se estructurarán de acuerdo a la estructura, complejidad y etapa del Ciclo de Vida de la empresa que se esté analizando en alguna de estas tres formas:
– Por personas
– Por acciones específicas
– Por resultados
Siguiendo a Sallenave , podemos afirmar que las organizaciones, atraviesan continuas crisis asociadas con su actividad y en función de la necesidad de supervivencia.
El tema es particularmente importante habida cuenta de que en cada crisis la empresa se juega la vida y su sistema de control habrá de responder y adecuarse a las circunstancias para ayudar al objetivo de sobrevivir.
Las herramientas más comunes para ejercer el control directivo son el Presupuesto (y el consiguiente control presupuestario), el Tablero de Comando y el Cuadro de Mando Integral (o Balanced Scorecard, versión mas sofisticada desarrollada a partir de la anterior).
Finalmente podemos también hablar de distintos niveles de control: Un control directivo (ejercido de distintas formas), un control de gestión y también un control presupuestario. Incluimos a continuación los contenidos de la clase destinada a estos temas.
Clase Sistemas de Control Empresarial
Esta clase y las sucesivas referidas a Control deben complementarse con los post que se indican a continuación:
El proceso de planeamiento: El Control de Gestión, por Mariano Ramos Mejía.
El proceso de planeamiento: Siempre, el aprendizaje, por Mariano Ramos Mejía.
Se recuerda la bibliografía obligatoria para estas clases:
Ramos Mejía, Mariano. ¿A que nos referimos cuando hablamos de Control en las organizaciones?
Diez, Gerardo. La problemática del Control en las Organizaciones.
Ramos Mejía, Mariano. El Control Presupuestario, serie de tres post.
Se han consignado los vínculos a toda la información disponible en la web (artículos o libros). En el caso de libros se consigna el vínculo con Google Books (en caso de estar disponible) recordando que pueden encontrarse en esta modalidad hojas ocultas por Google por cuestiones de derechos de autor.
Lo consignado son solamente algunas ideas fuerza sobre el tema. Recuerden que el aprendizaje no está en estas líneas si no en el estudio de la bibliografía. Esta a veces puede ser contradictoria, pero eso es bueno, porque nos obliga a desarrollar opinión.