El cuadro de Mando Financiero

Siguiendo con la línea de artículos relacionados con los cuadros de mando operativos, voy a abordar uno de los aspectos clave en la salud de cualquier organización, el área financiera y contable.

Sea cual sea el sector de tu empresa, el objetivo principal es ganar dinero, por lo que es fundamental mantener el enfoque en los resultados económicos y en las necesidades financieras.

El Cuadro de Mando Financiero es una herramienta precisa que permite ahorrar mucho tiempo y dinero, ya que ayuda a vigilar de cerca los aspectos clave del negocio. Dentro del cuadro de mando financiero podemos distinguir diferentes áreas, con enfoques distintos y frecuencias de actualización variables:

  • Cuenta de Resultados
  • Balance
  • Ratios Financieros
  • Gestión de Tesorería
  • Cobros y Pagos
  • Ficha Financiera de Cliente
  • Ficha Financiera de Proveedor

Cuadro de mando financiero

Los responsables financieros de las organizaciones tienen necesidad de disponer de la información relevante en el momento preciso, para llevar a cabo una toma de decisiones adecuada a la situación actual.

Hay empresas que cierran la contabilidad del año anterior en marzo de este año. Es un poco tarde para tomar decisiones, ¿no te parece?

Como mínimo, una organización debe disponer de un sistema de información que le permita reaccionar a tiempo cuando las cosas van mal o mantener su línea de actuación si las cosas están funcionando. No sirve de nada darse cuenta de que vamos mal cuando han pasado meses. Ya no hay tiempo para reaccionar.

Ratios financieros

Las herramientas habituales de control financiero pueden requerir de un esfuerzo para recopilar los datos necesarios para el análisis y confeccionar los informes necesarios. Este esfuerzo para llegar a disponer de los informes puede provocar que se vaya dejando para cuando tengamos tiempo suficiente, hasta que ya es tarde.

Un Cuadro de Mando Financiero permite automatizar el proceso de recopilar y analizar la información necesaria y disponer de herramientas adicionales parta el control del día a día del área financiera y contable.

Podemos disponer de una herramienta de planificación de tesorería que nos informa en tiempo real de los próximosvencimientos para llevar a cabo una estrategia de inversión del excedente de tesorería.

Una sección de los ratios financieros más importantes nos ayuda a no perder de vista las claves de nuestro negocio.

El Cuadro de Mando Financiero permite recopilar información de distintas fuentes para completar un escenario en lugar de limitarse a extraer datos del ERP. Podemos conectarlo, además, con el programa de contabilidad, con una tabla de extractos bancarios, saldos de cuentas, inversiones, pagos auxiliares, unidades de negocio externas y un largo etc.

Ratios Financieros

Una de las ventajas de utilizar una herramienta de Business Intelligence para disponer de un Cuadro de Mando Financiero es que los datos llegan a él directamente desde su origen, sin posibilidad de alteración. En la mayoría de las organizaciones los resultados de los análisis pasan por hojas de cálculo intermedias dónde se modifican y adaptan, no pudiendo garantizar la integridad de los mismos.

Si queremos detectar cambios sustanciales en el equilibrio de nuestro negocio tenemos que configurar los indicadores que nos informen de los cambios que marcan tendencias y que nos permitan reaccionar a tiempo.

También podemos incluir una herramienta de simulación de escenarios que posibilita valorar distintas opciones antes de tomar una decisión.

Lo importante es que los datos financieros necesarios para la toma de decisiones estén disponibles en poco tiempo para que los responsables financieros puedan asesorar de forma adecuada a los responsables de negocio.

Publicado originalmente en CMI Gestión. Post original aquí.

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El Cuadro de Mando Comercial

Los cuadros de mando operativos son el conjunto de herramientas imprescindibles para la toma de decisiones desde el segundo nivel de mando en la empresa hacia abajo. Como ya he comentado en otros artículos, el Cuadro de Mando Integral es competencia de la alta dirección y permite alinear la Estrategia de la organización con el trabajo diario de cada uno de los empleados.

Sin embargo, a nivel operativo, en cada uno de los departamentos, existen necesidades de información para la toma diaria de decisiones. Con este post inicio una serie en la que iré tratando los cuadros de mando operativos más importantes en la empresa.

Cuadro de Mando Comercial

El Cuadro de Mando Comercial constituye una herramienta fundamental para el Director Comercial, ya que le permite disponer de información rápida, fiable y segmentada para la correcta gestión de su departamento, dirigiendo al equipo comercial por el camino más rentable.

Es un error muy común suponer que los mejores clientes de la empresa son los que más compran o que los productos estrella son los que más se venden. Es un enfoque corto-placista que se termina pagando tarde o temprano y perjudica el rendimiento global de la empresa.

A la hora de establecer el ABC de clientes es fundamental disponer de una foto global de los mismos, que debe tener en cuenta, no solo el volumen de compra sino otros factores tan importantes como son:

  • Plazo medio de pago
  • Descuento aplicado
  • Ratio de incidencias
  • Número de devoluciones
  • Cantidad de llamadas de atención al cliente
  • Número de visitas necesarias para el cliente

Suele ocurrir que una empresa que analiza sus datos comerciales a fondo y reduce el volumen de facturación en base a una optimización de su cartera de clientes y de su portafolio de productos, consiga un aumento de los beneficios.

Cuadro de Mando Comercial

Principalmente en empresas de larga tradición, con una cartera de clientes “de toda la vida” y comerciales que llevan muchos años en la compañía, se produce un fenómeno de asentamiento en la zona de confort. Los clientes están cómodos porque los comerciales les consienten todo y los comerciales no tienen que esforzarse mucho porque sus clientes siempre les compran a ellos.

La gran perjudicada de esta situación es la empresa, que sufre una sangría en la cuenta de resultados fruto del estancamiento y de la pérdida de competitividad en el mercado.

Lo mismo sucede con el portafolio de productos, que incluye multitud de referencias que lleva ahí desde el principio de los tiempos sin que nadie se moleste en comprobar si siguen siendo rentables.

Con la implantación de un Cuadro de Mando Comercial conectado al Sistema de Información de la empresa (ERP, CRM) conseguiremos tener una visión global de lo que sucede en nuestra organización y podremos llevar a cabo una estrategia de optimización de la cartera de clientes y del portafolio de productos.

Con la solución adecuada y una correcta implantación podremos disponer de información detallada sobre:

  • Rentabilidad media por cliente
  • Datos de pedidos medios
  • Rentabilidad por producto
  • Ratios de venta y beneficio por comercial
  • Datos comparativos por zonas geográficas
  • Ratios de incidencias y devoluciones
  • Descuentos medios por cliente y por comercial

Si la empresa quiere acometer una expansión geográfica, el disponer de estos datos con detalle le proporcionará los argumentos necesarios para escoger y dimensionar las nuevas zonas y acotar y potenciar el trabajo del equipo comercial y de ventas.

En ocasiones la empresa ya tiene implantado un Sistema de Business Intelligence pero solamente se usa a nivel estratégico para el Cuadro de Mando Integral. Si es así, tenemos una buena base para desarrollar diferentes cuadros de mando operativos.

Publicado originalmente en CMI Gestión. Post original aquí.

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Planificación Estratégica (IV): la cadena de valor

Por Francisco Páez

Una de las piezas clave en la definición de la Planificación Estratégica es la Propuesta de Valor. En ella le decimos a nuestros clientes la razón por la que deben elegirnos, es decir, lo que nos hace diferentes al resto de la oferta en el mercado. La segunda parte de este proceso es que nos perciban de esa manera, de que somos capaces de satisfacer sus necesidades de una forma especial.

Para conseguir esto, debemos identificar cuales de nuestros procesos son los que dan apoyo a la Misión y a la Propuesta de Valor que le hemos ofrecido a nuestros clientes.

Tal y como nos explicaba Michael Porter (el padre del Management en los años 80)  la Cadena de Valor nos muestra a la organización como un sistema de procesos, y está dividida en actividades primarias y actividades de apoyo.

Cadena de Valor

La forma en que una empresa decide ejecutar esta cadena (los procesos y actividades) genera el origen de suVentaja Competitiva. Según Porter, las actividades de los procesos son la unidad básica de la ventaja competitiva. En sí, esta descripción fue una gran aportación para entender los procesos internos de las empresas. En la figura se puede apreciar la típica Cadena de Valor, tal y como la describió Porter. Lo interesante, es que cada empresa puede diseñar su propia Cadena de Valor, dando énfasis a los procesos que sean más importantes para su éxito.

El secreto para una estrategia de éxito es conseguir alinear los procesos y actividades internas y con la propuesta de valor ofrecida a nuestros clientes. Aunque esto pueda parecer sencillo a primera vista, en la práctica no lo es.

Si analizamos la Cadena de Valor como un conjunto de tres grandes procesos internos: Innovación, Operativo y Posventa, nos daremos cuenta que cualquier organización debe realizar actividades dentro de cada uno de ellos.

Cadena de valor procesos

Partiendo de esta base, debemos preguntarnos cuales de estos procesos y actividades deben centrar nuestra atención y focalizar nuestros recursos empresariales. Si hemos definido correctamente nuestra Propuesta de Valor la respuesta es casi obvia: aquellos procesos y actividades que tengan mayor impacto en el cumplimiento de nuestra Propuesta de valor.

Lo habitual es que a la hora de definir las actividades de una organización se tenga en cuenta la estrategia elegida para competir en el mercado:

  • Liderazgo de Producto
  • Centrada en el cliente
  • Excelencia Operativa

Por lo tanto, si una empresa compite con una estrategia centrada en el cliente, deberá desarrollar actividades y procesos relacionados con el cliente en forma superior a sus competidores. Por ejemplo, gestión de pedidos, desarrollo de soluciones adecuadas a los segmentos, gestión del conocimiento del cliente, incidencias, servicios de asesoría y postventa, gestión de cobros, entre otros.

Esto no significa que la empresa no deba desarrollar las actividades de los otros procesos, por el contrario deberá realizarlos de la mejor manera posible, para apoyar a los procesos de clientes. Por ejemplo, gestión de la cadena de abastecimiento óptima que asegure que la producción y la distribución de las soluciones desarrolladas llegue a tiempo y según los requerimientos de los pedidos de los clientes.

Lo expuesto anteriormente obligará a analizar al menos dos cosas:

  1. Si estamos enfocado las energías y recursos de la empresa en los procesos estratégicos correctos (conexión con la estrategia)
  2. Si estamos midiendo la gestión interna con los indicadores adecuados (medición alineada)

Es habitual encontrar empresas que definen abiertamente una estrategia de innovación y desarrollo, pero sin embargo potencian procesos y colocan indicadores claves que se basan en los costes y en la eficiencia.

Artículo publicado en CMIGestión. Aquí puede verse el post original.

Del mismo autor en este blog:

Planificación Estratégica (I): Niveles de gestión estratégica

Planificación Estratégica (II): las etapas.

Planificación Estratégica (III): conceptos clave.

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Planificación Estratégica (III): conceptos clave

Por Francisco Páez

Dentro de la Planificación Estratégica hay una fase denominada Proceso de Reflexión Estratégica en la que hay que definir los principales conceptos que servirán de base para construir el Plan Estratégico:

  • Valores
  • Misión
  • Visión
  • Políticas de empresa
  • Objetivos Corporativos
Valores

Son las creencias que aglutinan y consolidan al grupo directivo y deben ser asumidos por todo el personal, creando un estilo o forma de proceder de la organización acorde a estos principios. La forma de proceder de la empresa es consecuencia de sus valores y es lo que permite crear una cultura de empresa, que es una manera de proceder coherente con sus valores.

Los valores dependen de la calidad y la visión del líder empresarial, así como de la cualificación y saber hacer de sus directivos.

Misión

La Misión expresa la razón de ser de la empresa, su propósito, su finalidad. Para definirla, la empresa debe responder a las siguientes preguntas:

  • ¿A quién queremos satisfacer?
  • ¿Qué necesidades pretendemos cubrirles?
  • ¿Cómo lo vamos a hacer para ser percibidos como su mejor alternativa de suministro?

La Misión debe expresarse en función del servicio que prestamos, más que en función del producto a comercializar y debe:

  • ser diferenciada a la de nuestra competencia
  • abrir puertas al futuro
  • ser motivadora

La Misión no define solamente a qué se dedica una empresa, sino también y más importante, a qué no se dedica

Visión
Mientras la Misión se centra en el presente de la organización, la Visión lo hace en el futuro.
La Visión es la posición de futuro que queremos conseguir y define hacia donde queremos ir.
La Tensión creativa es la fuerza que conduce al cambio para alcanzar la visión, partiendo de nuestra realidad actual.
Políticas de Empresa
Son guías, líneas maestras de actuación o criterios de decisión para la selección de alternativas estratégicas. Se sitúan en un nivel inferior a las estrategias y su función es acotar el campo de la estrategia, canalizarla.
Tienen una vida más larga que las estrategias, pues sólo se cambian ante alteraciones importantes en la organización o en el entorno.Las políticas pueden limitar la capacidad de una empresa para poder decidirse por según qué estrategia.Ejemplos:

  • La reinversión de los beneficios (en lugar de la distribución de dividendos)
  • La promoción interna del personal ante una nueva vacante (en lugar de recurrir a una nueva contratación)
  • La autofinanciación (en lugar del endeudamiento)

 

Objetivos Corporativos

Dentro de nuestra Misión/Visión empresarial, los objetivos son los fines a alcanzar sin perder de vista nuestros valores. Deben ser clarosmediblesalcanzables y planificados en el tiempo, al mismo tiempo que cubren todas las áreas críticas de la empresa.

Los objetivos deben ser una guía para la acción, ayudando a priorizar, centrando el enfoque de la empresa y legitimando la asignación de recursos. Han de ser realistas (alcanzables), pero deben suponer un reto motivante y no una utopía desmoralizadora. Al ser medibles, nos ayudan a controlar y evaluar los resultados.

Ejemplos:

  • Obtener una cuota de mercado en el segmento de alimentos infantiles del 8% para el próximo ejercicio
  • Dentro de 10 años, que el 20% de la facturación se deba a productos no comercializados actualmente
  • Disminuir el absentismo en el trabajo a la mitad para el próximo año

En esta fase es conveniente que el equipo directivo esté asesorado por un profesional externo a la empresa que proporcione una visión fresca y distante de la organización.
Los consultores externos tenemos la ventaja de no estar “contaminados” del día a día de la empresa y de las relaciones con el resto del equipo. También aportamos la experiencia recogida en diversos proyectos y organizaciones de todo tipo.

Artículo publicado en CMIGestión. Aquí puede verse el post original.

Del mismo autor en este blog:

Planificación Estratégica (I): Niveles de gestión estratégica

Planificación Estratégica (II): las etapas.

 

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Planificación Estratégica (II): las etapas

Por Francisco Páez

Continuando con la serie sobre Planificación Estratégica que empezamos hablando sobre los Niveles de Gestión Estratégica, hoy vamos a comentar las diferentes etapas del proceso.

1. Etapa Filosófica

En esta etapa se lleva a cabo el Proceso de Reflexión Estratégica, paso fundamental para un buen despliegue de la estrategia. Tenemos que reflexionar sobre los puntos clave de la estrategia y sus interrelaciones:

  • Valores
  • Misión
  • Visión
  • Políticas de Empresa
  • Objetivos Corporativos

En la segunda parte de esta etapa definiremos nuestra pretensiones empresariales:

 ¿A quién queremos satisfacer?

  • Todo el mercado: Estrategia Diferenciada o Indiferenciada
  • Parte del mercado: Hay que escoger un segmento

 Alternativas de suministro de que disponen

  • Competencia
  • Productos Sustitutivos

Gama de productos y Servicios

  • Tienen que percibirnos cómo su mejor alternativa de suministro.

 Ventaja diferencial o competitiva

  • Percibida y valorada por el mercado
  • Sostenible en el tiempo

 Posicionamiento Ideal

  • Connotaciones y percepciones de nuestro mercado
  • Tienen que percibir nuestra ventaja competitiva
Etapas Planificación Estratégica

2. Etapa Analítica

Esta etapa se estructura en tres grandes bloques:

  • Análisis Interno
  • Análisis Externo
  • Situación Actual

2.1. Análisis Interno

El Análisis Interno está orientado a la búsqueda de las Fortalezas y Debilidades de nuestra Organización. Para ello, se ocupa de analizar:

  • La cadena de valor propia
  • Las capacidades y recursos de cada área funcional
  • La sostenibilidad de nuestra ventaja competitiva

2.2. Análisis Externo

El Análisis Externo se centra en nuestro entorno global, detectando las Amenazas y Oportunidades que nos brinda.

Se divide en:

  • Cadena de valor sectorial
  • Análisis de la fuerzas competitivas de Porter
  • Estudio de las barreras de entrada y salida
  • Situación competitiva de nuestra cartera de actividades
  • Análisis del Macro-entorno:
  • Económico
  • Político y Social
  • Tecnológico
  • Legal
  • Medioambiental
  • Análisis del Micro-entorno:
  • Mercado de oferta: competencia
  • Mercado de demanda: canales de distribución y consumidores

Modelo de Visión Estratégica

** Modelo obtenido de Grove

2.3. Situación Actual

Nos proporciona el punto de partida para fijar nuestra estrategia.

  • Capacidad productiva y posibilidades de subcontratación
  • Formación e integración de los RRHH
  • Capacidad financiera
  • Mix de ventas
  • Cuota de mercado por zonas
  • Márgenes medios de aportación
  • Cuenta de explotación comercial
  • Posicionamiento real

3. Etapa Operativa

En esta fase tenemos que fijar los objetivos, definir cómo conseguirlos y trazar los planes de acción necesarios, por medio de las siguientes fases:

  • Toma de decisiones: fijar los objetivos de cada una de las áreas funcionales a corto, medio y largo plazo
  • Trazar el Plan Estratégico a medio y largo plazo para reducir debilidades, potenciar las fortalezas, protegernos contra las amenazas y aprovechar las oportunidades
  • Establecer los Planes Operativos para cada área funcional
  • Definir los sistemas de medición y control para detectar las desviaciones
  • Introducir las medidas correctoras apropiadas en función de las desviaciones detectadas

Un Plan Operativo es el documento que describe las acciones a desarrollar (indicando plazos, responsable, recursos asignados y presupuestos) para la consecución de los objetivos a corto plazo de las diferentes áreas funcionales de la empresa.

Artículo publicado en CMIGestión. Aquí puede verse el post original.

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Planificación Estratégica (I): Niveles de Gestión Estratégica

Por Francisco Páez

 

La Dirección Estratégica es el modelo de dirección que hay que adoptar para sobrevivir y competir con éxito en un entorno cambiante, con nuevas implicaciones para la empresa. Este modelo de dirección necesita definir y planificar la estrategia en diferentes niveles, para atender las distintas necesidades de la organización.

Esta definición de necesidades da lugar a tres niveles estratégicos que, no solo se complementan, sino que cada uno de ellos no tiene razón de ser sin los demás:

    • Estrategia Corporativa
    • Estrategia de Negocio
    • Estrategia Funcional

El principal objetivo de la estrategia es la creación de una ventaja competitiva sostenible en el tiempo, que facilite el éxito de la empresa

Estrategia Corporativa

Está orientada a proporcionar una visión del conjunto de la organización, aportando decisiones sobre el reparto de capacidades y recursos entre las diferentes unidades de negocio.
Ocupa el primer nivel en la escala de decisiones de la organización y está reservada a la Alta Dirección.

Estrategia de Negocio

Se centra en la estrategia de cada unidad de negocio, acorde con la estrategia corporativa, para competir en un determinado sector o mercado.
Recibe los recursos y capacidades asignados por la estrategia corporativa y marca las pautas a seguir.
Los responsables de las unidades de negocio son los encargados de definirla, siguiendo los patrones de la Alta Dirección.

Estrategia Funcional

Se ocupa del empleo detallado de los recursos a nivel operativo en cada una de las áreas funcionales:

  • Administración y Finanzas
  • Comercial y Marketing
  • RRHH
  • Producción y Operaciones

Cada área funcional tiene un responsable, encargado de la estrategia operativa en función de las directrices marcadas a nivel de la unidad de negocio.

Estrategia Corporativa

Para conseguir alcanzar y mantener la ventaja competitiva hay que alinear los objetivos y procesos de cada área funcional con las metas de la organización completa

Para ello, la administración y las diferentes áreas tienen que trabajar en conjunto. Con el objeto de conseguir esta alineación, hay que enfocarse al menos en tres aspectos específicos:

1. Responsabilidad.Todas las áreas tienen que saber cómo van a contribuir a la estrategia de la empresa en su conjunto

2. Recursos. La empresa debe pensar en los recursos materiales, humanos y financieros disponibles y cómo puede utilizarlos

3. Colaboración entre áreas. Se trata de la comunicación abierta para que todos sepan lo que tienen que hacer para las demás áreas. De esta manera, es más probable que todos realicen su parte de manera oportuna

Es muy habitual en las empresas que las diferentes áreas o departamentos estén siempre en pie de guerra, haciéndose la vida imposible unos a otros y tratando de conseguir los favores de la Alta Dirección. Esta es, probablemente, una de las razones de la falta de éxito en la aplicación de su estrategia.

Artículo publicado en CMIGestión. Aquí puede verse el post original.

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El Sistema de Presupuesto Integral (II)

por Juan José Amilibia

Esta es la segunda parte del post dedicado al Sistema de Presupuesto Integral que comenzamos aquí, y que finalizamos diciendo que debíamos analizar, aunque sintéticamente, los distintos presupuestos que motorizan esta energía que nos brinda el planeamiento. A esto nos dedicaremos en las siguientes líneas.

PRESUPUESTO DE VENTAS

Si se piensa, como enseña el maestro Peter Drucker, quien nos dice,: “Para conocer la naturaleza de la empresa debemos partir de su propósito.… Hay un solo modo válido de definir el propósito de la empresa: crear un cliente…. El cliente es quien determina la naturaleza de la empresa…. Solo el cliente, con su disposición a pagar por un artículo o un servicio, convierte a los recursos económicos en riqueza, a las cosas en artículos…. Y lo que el cliente compra y considera valor nunca es un producto… El cliente es el cimiento de una empresa y el factor que le permite perdurar.” debería considerarse que el Presupuesto de ventas constituye la base para el desarrollo del Presupuesto Integral.

A fin de elaborar las estimaciones de ventas, deben tenerse en cuenta  ciertos factores, tales como la competencia, la mezcla de clientes y de productos a vender y su aporte a los resultados del ente (análisis marginal), como así también los mercados en donde se desempeñará.

Una vez establecido  este esquema, dividido por cada responsable de área,  se totalizarán el conjunto de ventas a realizar,  por los distintos canales de los distintos productos, las épocas en que se realizarán y las formas de pago.

El grado de apertura de los datos (tipo de cliente, zona geográfica, vendedores, etc.) se hará en la medida de la posibilidad de generación de la información y su control posterior.

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

Una vez determinado  el nivel de ventas presupuestadas, se debe tener definido el volumen de los inventarios.

En concordancia con los datos aludidos más arriba, se podrá determinar el volumen total de producción, cantidades y momentos de necesidades de materia prima a utilizar, oportunidades en los flujos de fabricación, y  las cantidades de productos terminados para atender los pedidos.

Coordinadamente con los niveles de inventarios y los requerimientos de producción se elaborarán los programas de compras discriminado por material y época de requerimiento.

Asimismo se elaborarán las estimaciones de requerimientos de mano de obra en función de las necesidades de la fabricación.

También se deberá considerar el presupuesto de gastos de fabricación, que son aquellos que no tienen una asignación directa a determinado producto ya sean materiales indirectos o gastos indirectos de fabricación.

PRESUPUESTO DE GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN 

Esta información esta vinculada con el Presupuesto de ventas, ya que establecidos los formas de venta y su oportunidad, ellas desencadenarán los medios para  promoverlas y concretarlas, las formas de retribución y su cuantificación monetaria.

PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y OTROS

Este presupuesto contemplará todos los gastos de estructura propiamente dicho, tales como los gastos de dirección, finanzas, departamento de compras, seguros impuestos, gastos bancarios, etc.

Una vez concretados estos presupuestos, que en conjunto llamaremos Presupuesto Integral, sus datos nutrirán también a otros dos presupuestos que llamaremos el Presupuesto Económico y el Presupuesto Financiero.

PRESUPUESTO  FINANCIERO

Esencialmente este presupuesto, es la visión del conjunto de los presupuestos anteriores pero desde la óptica de lo percibido.

Esta información nos permite aprovechar las disponibilidades que la organización mantenga en cada oportunidad y prevenir  desequilibrios financieros que pudieran  derivarse de la adopción de las estrategias utilizadas.

Usualmente se la suele llamar cash flow y allí se expone la posición financiera a través de los ingresos y egresos que se generaron en los presupuestos mencionados anteriormente. Un esquema de ello sería, al saldo inicial de disponibilidades reales del período se le adicionarían los Ingresos: por cobranzas de las cuentas por cobrar, ventas al contado, créditos bancarios, disposición de activos o aportes de los propietarios. En cuanto a los egresos contemplaría: pago de deudas, compras,  gastos y pago de dividendos.

PRESUPUESTO ECONÓMICO

El Presupuesto Económico es la cuantificación del plan desde el punto de vista de lo devengado y por lo tanto se nutre de los otros presupuestos pero articulado como un estado de resultados proyectado.

La información que presentará serán las ventas determinadas en el presupuesto de ventas, menos los costos y gastos de producción de la referida venta, que resultan del presupuesto de producción, menos los gastos incluidos en los presupuestos de gastos de comercialización y de administración, netos de los gastos o ingresos financieros presentados en el presupuesto financiero.

BALANCE PROYECTADO

Por lo tanto, ahora tenemos que el Presupuesto integral, motorizado por el combustible que le proveyó el planeamiento, tracciona las ruedas del proyecto en que se han constituido el Presupuesto Económico y el Presupuesto Financiero.

Pero nos falta identificar un detalle más, todos estos presupuestos ¿qué es lo que están movilizando?

El conjunto de toda esta información vehiculíza el Balance Proyectado, que representa la situación patrimonial al final del período presupuestado de los recursos asignados al plan.

No esta demás decir que contiene, como cualquier estado financiero contable: los saldos de disponibles que surgen del presupuesto financiero, los saldos de las cuentas por cobrar determinados en el presupuesto de venta, los stocks disponibles determinados en el presupuesto de producción,  los saldos de los activos destinados a bienes de uso o a inversiones, los saldos de los compromisos a pagar determinados en los presupuestos de egresos utilizados en la elaboración del presupuesto financiero, los saldos de la evolución del patrimonio neto, con la incidencia de los aportes de los propietarios y el pago de dividendos y el resultado final del presupuesto económico.

Esta información se va a convertir en la plataforma que permitirá medir, mediante indicadores, los aspectos de: liquidez, endeudamiento, rentabilidad y estructura financiera y que determinarán en los factores claves del destino de la organización.

PRESUPUESTO DE INVERSIONES

Finalmente el Presupuesto de Inversiones es el único que no está influido totalmente por el presupuesto de ventas y sí  gravita sobre él, dado que  la inversión  constituye  el elemento que  permite cumplir con los objetivos de ventas, y por ello no forma parte del “motor” del vehículo, pero como viaja con él,  lo hace en el “baúl”.

Todo emprendimiento, a fin de continuar sus operaciones, necesita de un mínimo de inversiones, ya sea para mantener o sustituir equipos que se usan en la actualidad o de nuevos  destinados  al refuerzo o re despliegue de la empresa.

Por lo pronto este presupuesto determinará las necesidades de las inversiones, el momento de la concreción y los fondos disponibles para su financiación.

Los conceptos que puede contemplar el presupuesto de inversión van desde todos los rubros de bienes de uso hasta las adquisiciones, las participaciones  en empresas como la compra de acciones.

Es importante señalar que la información que contendrá esta íntimamente ligada con los objetivos de la empresa y tal lo expresado por el maestro Drucker en el párrafo citado más arriba, en su preparación debe contemplarse el plazo económicamente utilizable, la autofinanciación y el grado de necesidad de hacerla, a fin de conocer con anticipación y programar los requerimientos de dinero para llevarla a cabo.

Por último y a fin de visualizar conceptualmente todo lo expuesto, se invita al lector a observar la infografía incluida en el anexo adjunto.

Infografía SPI

Del mismo autor en este blog:

 

La innovación empresarial a través de la gestión estratégica.

El Sistema de Presupuesto Integral.

 

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El Sistema de Presupuesto Integral

pptointegralPor Juan José Amilibia

El viaje por el centro de la ciudad autónoma de Buenos Aires, estaba resultando demasiado prolongado en el tiempo, a duras penas y con mucho empeño de mi parte, al volante de mi auto, me pude acercar lentamente y a paso de hombre, hasta la plazoleta  donde la silueta de Juan de Garay,  a la sombra del retoño de Guernica, parecía decir, en voz baja, “aquí quise fundar la ciudad y en que se convirtió” tratando de no despertar a Cristóbal Colón, que ahora estaba acostado, buscando  tomar resuello por todo el tiempo que estuvo parado en su pedestal. Sin embargo y en el tiempo que pasaron las imágenes de estos personajes por mi mente, he avanzado algo más y ahora logro ver, por el espejo retrovisor, la imagen de Colón que parece despedirse de mi con un: “hasta siempre”.

Mucha gente debe recordar a Cristóbal Colón y el viaje emprendido en 1492, hacia una quimera que finalmente terminó llamándose América, en su idea de buscar una salida al encuentro “de las Indias”. Para corporizar  esta idea (OBJETIVOS), necesitaba organizar el  viaje (PLANEAMIENTO), la elaboración de una estrategia para lograrlo y recursos para concretarlo (PRESUPUESTO). Pero la bondad de un proceso no garantiza un resultado exitoso (CONTROL PRESUPUESTARIO) y ¡vaya si lo tuvo que ajustar frente a los planteos de sus tripulantes y el temor de no llegar a ver  tierra firme nunca!. La incertidumbre sobre aquello que les impediría desembarcar,  alcanzar finalmente su logro. Si bien en este caso no llegó a su destino final (las Indias) estaba tropezando con piezas de un proceso que más adelante ordenadas y articuladas adecuadamente, configura el núcleo del pensamiento estratégico, es decir:

  1. Determinar la “visión”, el “nivel de ambición” y las metas para una situación
  2. Comprender la estructura de los negocios y la lógica aplicada
  3. Analizar las circunstancias en las que se desarrollan los negocios, la industria y la compañía
  4. Aplicar los referidos análisis en la estructuración de las estrategias
  5. Comunicar la necesidad del cambio a los mandos y a las líneas
  6. Lograr el cambio a través del proceso de aprendizaje de la propia realidad.

En fin, este proceso, el del planeamiento, se convierte en el combustible que motorizará toda la estructura,  por ello necesita medir, aprender de los desvíos, cuestionándose continuamente y sabiendo que no hay garantía de éxito.

Recuerdo, que una vez, allá en la lejana Atenas de Pericles, un discípulo le pregunta a su maestro, si considera bueno que para pagarle las clases de administración instalara en la ciudad un pequeño negocio, y así con el producido saldara su deuda. Pero tiene dudas, no comprende el sentido del planeamiento, pues, si el negocio no le garantiza el éxito,  para qué iría a llevar adelante el emprendimiento. El maestro le sugirió que si no lo hacía, sería muy difícil que comprendería cual era el motivo del fracaso (no se lo que quiero, pero si lo que no quiero…)

Por todo lo expuesto, es necesario cuantificar los objetivos, y para ello materializarlo a través del presupuesto, verdadero instrumento que expresa en términos monetarios estos objetivos de la organización. Es la herramienta  por la cual se asignan los recursos para el cumplimiento de metas y objetivos fijados en el planeamiento y su posterior control.

¿Qué procesos debería cubrirse para su conformación?

1)      Analizar el flujo, los canales y la calidad de la información que circulará por la estructura que generará el “combustible” del planeamiento. Esto se materializa revisando el sistema de información, el plan de cuentas, su sistema de costos y practicas contables.

2)      Determinar los responsables en la elaboración de los distintos presupuestos, el cronograma de cumplimiento en cuanto a su elaboración y diagrama de los soportes que contendrán la información necesaria y pertinente

3)      Lograr el compromiso y participación de los distintos responsables afectados a la preparación de los distintos presupuestos

4)      Aprobación por los mandos superiores y comunicación a sus responsables de la efectiva ejecución.

5)      Efectuar el análisis de las variaciones entre los valores ejecutados y presupuestados, sus  posibles causas y efectos.

6)      Proceder a la aplicación de medidas correctivas en línea a los objetivos determinados.

Por todo lo expuesto, muchos especialistas en la materia, consideran al presupuesto como la principal herramienta para dirigir eficazmente una empresa, yo pienso que es la única.

Tal aserto tiene su fundamento en que, no es una comunicación de lo que probablemente suceda, sino que la organización, generará una información en función de sus objetivos determinados por la dirección, por cuanto ella (la organización) se maneja con órdenes y estas se hallan insertas en el presupuesto. Por ende  si el presupuesto no existiera, se deberían generarlas para que la organización  pueda estar operativa.

Y como expresión cuantificable de la gestión, se constituye en un patrón de medición de eficacia de los responsables.

Finalmente, tiene sus limitaciones, por cuanto al constituirse en una estimación, siempre esta expuesto a los efectos de los posibles errores que se cometan al determinarla. Por ello es muy importante lograr la colaboración de todos los involucrados y requiere un tiempo para su instrumentación y aplicación.

Entonces debemos analizar, aunque sintéticamente, los distintos presupuestos que motorizan esta energía que nos brinda el planeamiento.

A eso nos dedicaremos en nuestra próxima entrega.

Continuará…

Del mismo autor en este blog:

La innovación empresarial a través de la gestión estratégica.

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Implementación de un Tablero de Comando y Balanced Scorecard en Empresas Tamberas en Argentina (4, y final)

Por Milagros Montell y Joaquín Barsanti

Hoy finalizamos el desarrollo de la implementación del Tablero de Comando en empresas tamberas en la Argentina, con la construcción del Balanced Scorecard  del Tambo. Recordamos que luego de la introducción y el desarrollo del tema del Planeamiento Estratégico que realizáramos en nuestro primer post, hicimos la  introducción del tema Tablero de Comando y Balanced Scorecard  en este otro post  y una Introducción al sector tambero en la Argentina con la inclusión de la Cadena de Valor del mismo, en nuestra tercer entrega

3. Construcción del Balanced Scorecard

Luego de realizar el planeamiento estratégico en la organización, con el que delineamos el marco estratégico, definimos la visión y la misión, los objetivos macro y las estrategias, el siguiente paso para poder operativizar la estrategia es construir el balanced scorecard.

En primer lugar debemos identificar las líneas estratégicas o áreas claves sobre las cuales se trabajarán con las cuatro perspectivas. La línea estratégica básica que tendrá todo establecimiento tambero es maximizar el valor, que se traduce en los objetivos universales de rentabilidad y crecimiento.

Luego debemos definir los objetivos financieros, los objetivos desde la perspectiva de clientes, los objetivos desde la perspectiva de procesos internos y los objetivos desde la perspectiva de infraestructuras.

El paso final consiste en estudiar las relaciones causa – efecto entre estos objetivos estratégicos, para completar el mapa estratégico, diseñando así planes de acción consistentes para toda la organización.

A continuación presentamos el resultado de la construcción de un BSC básico para el tipo de organización bajo estudio, con el detalle de los indicadores abierto por cada una de las perspectivas y las fuentes de información de las cuales se obtendrán los datos para construir estos indicadores.

En los anexos se presentan ejemplos de las planillas a utilizar, diseñadas de acuerdo a los siguientes principios para la fácil introducción de esta herramienta en los procesos operativos de los trabajadores encargados de recolectar los datos:

  • La menor cantidad posible de planillas para no entorpecer las actividades operativas.
  • Planillas de fácil llenado con el objetivo de automatizar el proceso de vuelco de datos.
  • Establecer un responsable por planilla.
  • Solicitar la entrega de la planilla con una frecuencia determinada para que la información sea oportuna.
  • Generar controles por oposición de intereses.

3.1 El BSC de un tambo

BSCTambo

 

3.2 Indicadores

Indicadores Tambo

Anexo  1

anexo 1

Fuente: Ministerio de AGyP – Subsecretaría de Lechería http://64.76.123.202/site/_subsecretaria_de_lecheria/lecheria/07_Estad%C3%ADsticas/index.php

Anexo II – Planillas

Planilla de Producción: Entrega quincenal, con información de datos diaria.

planprod

Planilla de Ración: Entrega quincenal, con información de datos diaria.

planracion

Planilla de Rotación de praderas: Entrega quincenal, con información de datos diaria.

planrot

Planilla de cierre de hacienda de fin de mes, rendición mensual

plancierre

4. Bibliografía

Cómo Profundizar en el Análisis de sus Costos Para Tomar Mejores Decisiones Empresariales.  Héctor Alberto Faga, Mariano Enrique Ramos Mejía. Ed. Granica  2000. 

El Balanced Scorecard: Optimice su estrategia. Javier González Úbeda. Ed. Departamento de Publicaciones del IE Business School, Madrid – España. 2006.

Entrevista empresarios del sector lechero argentino.

Estrategia para el liderazgo competitivo: de la visión a los resultados. Arnoldo C. Hax, Nicolás S. Majluf. Ed. Granica 1997. 

Estrategia y Ventaja competitiva. Porter Michael. Planeta Deusto, 2005.

Gerencia y planeación estratégica. Jean Paul Sallenave. Ed. Norma 2004.

Diez, Gerardo. La problemática del Control en las Organizaciones.

Ministerio de AGyP – Subsecretaría de Lechería 

(“) Trabajo presentado en las XIV Jornadas de reflexión e investigación de temas contables en las cátedras, Departamento Pedagógico de Contabilidad, Facultad de Ciencias Económicas, UBA, Noviembre de 2012.

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Implementación de un Tablero de Comando y Balanced Scorecard en Empresas Tamberas en Argentina (3)

Por Milagros Montell y Joaquín Barsanti

tambos

Continuamos con el desarrollo de la implementación del Tablero de Comando en empresas tamberas en la Argentina. Luego de la introducción y el desarrollo del tema del Planeamiento Estratégico que realizáramos en nuestro primer post, y de la  introducción del tema Tablero de Comando y Balanced Scorecard  desarrollada en este otro post hoy realizaremos una Introducción al sector tambero en la Argentina con la inclusión de la Cadena de Valor del mismo.

2.  Introducción al sector tambero en Argentina

De acuerdo a datos publicados por la Subsecretaría de Lechería del Ministerio de Agricultura Ganadería y Pesca, la cuenca lechera del país se distribuye del siguiente modo: 25% Buenos Aires, 37% Córdoba, 32% Santa Fe, 3.1% Entre Ríos,1.4% La Pampa y 1.5% el resto del país. La producción total es de 11.600 millones de litros anuales, de los cuales se exportan 2.800 millones a 107 países.   El consumo interno per cápita en la Argentina es de 210 lts/habitante (información publicada en la página del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca de la Nación que puede consultarse aquí).

Históricamente la producción de leche en la Argentina se sustentó en un sistema pastoril. Recién hacia los años 80 se transforma en un sistema semi pastoril con la incorporación de genética importada, aumento de las vacas en Ordeñe por hectáreas y con el surgimiento de los mega tambos –tambos con más de 500 Vacas en Ordeñe-.

2.1. Análisis de la cadena de valor del negocio tambero

El modelo de la cadena de valor de Michael Porter nos permite describir sintéticamente las actividades estratégicas que comprende un establecimiento tambero, más allá de las características particulares que luego cada tambo organizado como empresa podrá agregar a su estrategia, creando ventajas competitivas.  Las actividades resaltadas en rojo, son las que consideramos actividades claves de establecimientos tamberos con un enfoque universal.

cadenavalortambo

Básicamente, un establecimiento lechero busca maximizar su producción de leche diaria, con altos niveles de calidad y de grasa butirométrica. Para esto, el animal es alimentado con base pastoril en los potreros, los cuales se van rotando de manera ordenada para dar lugar a que la pradera resurja y no muera con el primer uso.  Esta base alimenticia es complementada con suplemento de ración, para lograr el balance justo de los nutrientes que el animal demanda para rendir la producción máxima posible.

Los horarios de alimentación, el tiempo para el rumiado y los horarios de ordeñe, deben seguir una rutina diaria, con el fin de acostumbrar el organismo del animal y darle estabilidad que repercute en la mayor producción.

La limpieza diaria de la sala de ordeñe, de los tanques y del recinto repercutirá en los niveles de calidad de la leche y en asegurar condiciones favorables para el manejo animal.

Dentro de esta complejidad, también es importante el correcto manejo sanitario.  En primer lugar, resulta fundamental por intereses sociales a nivel nacional, que el tambo esté libre de brucelosis y tuberculosis.  Por otro lado, resulta necesario trabajar desde la prevención con un calendario sanitario que abarque el cuidado del animal desde el punto de vista salud como nutritivo. Si aún con la prevención resultare que alguna vaca contraiga alguna enfermedad (típicamente mastitis, pietín), es fundamental que se detecte de manera temprana y se le provea el tratamiento apropiado.

Finalmente, hay que considerar la genética del animal, la cual suele mejorar a través de los años trabajando en la selección al momento de la inseminación artificial.  Todo el cuidado del ciclo de vida del animal resulta clave, tal como, la alimentación de la vaca en el preparto, los primeros cuidados desde el momento en que nace la ternera así como su alimentación y tratamiento sanitario durante toda la crianza hasta convertirse en vaquillona, que ingresará al ciclo productivo. Esto suele darse hacia los dos años y medio del animal.

2.1.1. Consideraciones sobre la Comercialización

La leche producida se puede comercializar por los siguientes canales:

  • Comercialización directa: muy poco habitual, propio de tambos pequeños y familiares.
  • Comercialización con intermediarios: Generalmente, los tambos argentinos comercializan su producto a través de este medio, siendo este intermediario el principal o el único cliente.  Estos intermediarios se encargan de realizar las operaciones relacionadas con la distribución y la liquidación periódica de leche entregada.  Por este motivo, los tambos que tienen un solo establecimiento les resulta innecesaria la existencia de un departamento de ventas dentro de la estructura, quedando las tareas de control y representación a cargo de la administración misma.
  • Integración en la cadena de valor: destino de la producción como materia prima de productos lácteos que fabrica el propietario del tambo. Por ejemplo, el establecimiento utiliza la leche producida para la fabricación de quesos que luego comercializará.

El precio de la leche si bien se mueve dentro de ciertos techos y pisos de mercado, puede establecerse de distinta manera según quien sea el comprador. Algunas usinas lo establecen en función a su calidad y  a los kilogramos de  grasa butirosa que contiene la leche, variando también según la zona en la que se ubique el establecimiento productor y la época del año.  Otras usinas lo fijan directamente en centavos por litro, sin premiar ni castigar la calidad de la leche.

El precio de la leche también varía en función a la estacionalidad de la producción, la cual suele ser más abundante en primavera y verano que en otoño y en invierno. En invierno las usinas suelen mejorar el  precio con relación al de la primavera y verano.

Históricamente, durante la época de menor producción, se establecían los llamados “cupos” para fijar el precio para el resto del año. Estos cupos consistían en establecer la “mayor producción diaria de invierno” que fue entregada a la usina como el techo productivo de las demás estaciones del año para fijar el precio lleno. En las demás estaciones del año habría días en los que se entregaría una producción superior a ese techo, constituyendo un excedente que se valuaba en un precio menor y que podía llegar a ser la mitad del precio lleno. Con la crisis del año 2000 y el aumento de la demanda y producción de lácteos y derivados, las usinas se vieron incentivadas a tratar de captar los proveedores de su materia prima, provocando, de esta manera, el abandono de esta práctica.

Para completar la descripción, cabe mencionar que las vacas de rechazo y los terneros de cría se pueden comercializar vía directa a establecimientos vecinos o frigoríficos de la zona, o bien indirectamente a través de remates que operarán a través de consignatarios. En estos casos el precio se fija de acuerdo a los resultados del remate y serán los consignatarios quienes emitirán las liquidaciones de compra  para el comprador y las liquidaciones de venta para el tambo, cobrando por toda la gestión una comisión.

(“) Trabajo presentado en las XIV Jornadas de reflexión e investigación de temas contables en las cátedras, Departamento Pedagógico de Contabilidad, Facultad de Ciencias Económicas, UBA, Noviembre de 2012.

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