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El control presupuestario: los Presupuestos Flexibles.

Lunes, 30 de Mayo de 2011 Sin comentarios

Por Mariano Ramos Mejía

Terminábamos nuestro post anterior diciendo que es posible que las variaciones en la mezcla se deban a variaciones ocurridas en su componente físico (las cantidades vendidas), su componente monetario (los precios relativos de cada producto) o en ambos componentes a la vez.  Es decir, que la variación total entre cada una de las cifras reales con las presupuestadas  debe descomponerse en principio  en una Variación cantidad (por variaciones entre los volúmenes presupuestados y reales) y una Variación precio (por diferencias entre los precios presupuestados y los reales).

Para la determinación de  estas variaciones se utiliza una herramienta conocida como Presupuesto Flexible, y que desarrollamos a continuación.

Los denominados presupuestos flexibles son un criterio de evaluación de resultados que consiste en establecer los resultados que se habrían presupuestado si se hubieran conocido de antemano las cantidades que se iban vender de cada uno de los productos, lo cual significa aplicar las siguientes fórmulas:

Presupuesto flexible

 

Ventas                         =          Cantidades reales x Precio Presupuestado

Costo de Ventas    =          Cantidades reales x Precio Presupuestado

Siendo la contribución marginal total la resultante de restarle al monto de ventas el de los costos variables respectivos, o lo que es lo mismo, el resultado de multiplicar las cantidades reales por la diferencia entre los valores unitarios del precio de venta y el costo variable presupuestados.

En otras palabras, lo que hemos hecho es dejar fija en el presupuesto flexible una de las variables en juego (las cantidades) a fin de poder despejar una “variación cantidad” entre las ventas y los costos presupuestados y los que surgen del presupuesto flexible, creando un “paso intermedio” ya que al comparar el resultado del presupuesto flexible con el real, siendo que ambos consideran las mismas cantidades, el resultado será solamente una “variación precio”.

Desarrollaremos a continuación un pequeño ejemplo numérico. En el mismo se detallan el Presupuesto original y el Estado de resultados real y luego se procede al cálculo del Presupuesto Flexible y al desarrollo de las variaciones presupuestarias.

El ejemplo es el siguiente:

Presupuesto Original

$

%

 

Ventas                       2.000 unidades a $ 6

$  12.000

100 %

 

Costo variable          2.000 unidades a $ 4

$    8.000

Contribución marginal

$    4.000

33 %

Costos Fijos

$    1.500

Resultado neto

$    2.500

 

Estado de resultados real

$

%

 

Ventas                       2.500 unidades a $ 5

$  12.500

100 %

 

Costo variable          2.500 unidades a $ 3,50

$    8.750

 

Contribución marginal

$   3.750

30 %

 

Costos Fijos

$   1.250

Resultado neto

$  2.500

 

Al efectuar la comparación entre el resultado real y el presupuestado se obtiene lo siguiente

Real

Presupuesto

Variación

Ventas

$ 12.500

$ 12.000

$     500

Costo variable

$   8.750

$   8.000

$ –  750

 

Contribución Marginal

$   3.750

$   4.000

$ –  250

 

Costos Fijos

$   1.250

$   1.500

$    250

 

Resultado neto

$   2.500

$   2.500

$          0

 

De nuestro sencillo ejemplo, se observa que en principio se ha llegado al resultado neto previsto de $ 2.500 pero al analizar cada uno de  los datos vemos que existen variaciones:

a)     En las cantidades de ventas.

b)     En los precios de venta.

c)      En los valores de los costos variables.

d)     En el monto de los costos fijos.

Es decir, distintas variaciones (positivas y negativas) producto de que existen diferencias entre las cantidades y los precios presupuestados y los reales, y cuyo análisis y consideración por separado es imprescindible para conocer las variaciones y aprender de las mismas.

Para determinar cada una de ellas elaboramos el Presupuesto flexible.

Presupuesto Flexible (cantidades reales a precios presupuestados)

$

%

 

Ventas                       2.500 unidades a $ 6

$  15.000

100 %

Costo variable          2.500 unidades a $ 4

$  10.000

 

Contribución marginal

$    5.000

33 %

Costos Fijos

$     1.500

Resultado neto

$     3.500

 

Comparando el Estado de resultados real con el Presupuesto flexible, determinamos la Variación Precio, dado que en el flexible se dejaron sin modificaciones las cantidades reales.

Real

PresupuestoFlexible

Variación

Precio

Ventas

$ 12.500

$ 15.000

$    – 2.500

 

Costo variable

$   8.750

$ 10.000

$      1.250

Contribución Marginal

$   3.750

$   5.000

$    – 1.250

 

Costos Fijos

$   1.250

$   1.500

$         250

 

Resultado neto

$   2.500

$   3.500

$    – 1.000

 

Puede observarse que la variación en los Costos fijos es únicamente una variación precio.

Si ahora se compara el Presupuesto Flexible con el Presupuesto Original, podrá determinarse la Variación Cantidad.

Presupuesto

Flexible

Presupuesto original

Variación Cantidad

 

Ventas

$ 15.000

$  12.000

$    3.000

 

Costo variable

$ 10.000

$    8.000

$  – 2.000

Contribución Marginal

$   5.000

$   4.000

$    1.000

 

Costos Fijos

$   1.500

$   1.500

$           0

Resultado neto

$   3.500

$   2.500

$    1.000

En este caso hablamos de una Variación cantidad, dado que los precios de ambos presupuestos son los mismos.

Conciliando los resultados reales con los presupuestados, podemos descomponer las variaciones de la siguiente manera:

Resultado real

$   2.500

Menos            Variación precio ventas

-$   2.500

(2500 unidades por ($ 5 – $ 6))
Mas:               Variación precio costos variables

+1.250

(2500 unidades por ($ 3,50 – $ 4)
Mas:               Variación precio costos fijos

+$    250

($ 1250 – $ 1500)
Mas:               Variación cantidad ventas

+$ 3.000

($ 6 por (2500 unidades – 2000 unidades))
Menos:           Variación cantidad costos variables

-$ 2.000

Resultado presupuestado

$2.500

 

También puede presentarse la comparación entre los datos reales y los presupuestados de la siguiente forma:

Real Presupuesto Flexible Variación Precio Presupuesto Original Variación Cantidad Variación Total
Ventas 12.500 15.000 (2.500) 12.000 3.000 500
Costo Variable 8.750 10.000 1.250 8.000 (2.000) (750)
Contribución Marginal 3.750 5.000 (1.250) 4.000 1.000 (250)
Costo Fijo 1.250 1.500 250 1500 0 250
Resultado Neto 2.500 3.500 (1.000) 2500 1.000 0

Con este pequeño ejemplo sólo hemos querido introducir al lector en la mecánica del control presupuestario, y por supuesto no pretendemos agotar el tema.

Por ahora sólo diremos que el control presupuestario puede desarrollarse en niveles de complejidad creciente, niveles de los que solamente hemos visto los dos primeros. Es posible continuar profundizando en el análisis de la mezcla de productos, efectuar la comparación para todos los productos o para alguno de ellos que revistan mayor interés y  contrastar la venta con la demanda total del mercado  para verificar la participación de la empresa en el mismo.

Continuaremos con el Control Presupuestario en próximas entregas.

Post relacionados:

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El Control Presupuestario y la Matriz de Posicionamiento

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El Control Presupuestario y la Matriz de Posicionamiento

Sábado, 28 de Mayo de 2011 Sin comentarios

Por Mariano Ramos Mejía

Hemos mencionado en nuestro post anterior la importancia que tiene el análisis de la mezcla de productos en el estudio de la rentabilidad. La mezcla de productos (o mezcla de ventas) está determinada por las ventas, los costos directos y las consiguientes contribuciones marginales de todos los productos que integran la venta  total de la empresa.

En general es posible comprender su importancia tanto en el resultado presupuestado como en el real, dado que dicha la contribución marginal proporcionada por la mezcla es la que posibilita la viabilidad del proyecto, en cuanto  permite pagar los Costos fijos y eventualmente generar utilidad.

Para el análisis y seguimiento de la Mezcla de Negocios / Productos recordaremos la herramienta que hemos llamado Matriz de Posicionamiento de Negocios / Productos y cuyo desarrollo detallado efectuáramos en otros post.

Resumiendo los conceptos allí desarrollados, la propuesta consiste en clasificar todos los negocios (o productos) de la empresa de acuerdo a que su propia contribución marginal (absoluta y porcentual) supere o no el promedio de la contribución marginal absoluta y porcentual de la totalidad de los negocios / productos involucrados en el análisis.

De esta clasificación se obtienen cuatro grupos principales de Negocios / Productos, que entrañan distintos problemas en su conformación, y que por lo tanto implican diversas medidas correctivas que en principio pueden ejercerse sobre los mismos.

La matriz de posicionamiento de Negocios / Productos es posible desarrollarla tanto sobre los datos presupuestados como sobre los reales, obteniendo en cada caso el perfil de la mezcla operada por la compañía y habilitando un primer análisis basado en la comparación de dichos perfiles.

Las conclusiones sobre los distintos grupos que integran la Matriz de Posicionamiento, se detallan a continuación. Para los interesados en estudiar en profundidad el modelo, así como sus efectos sobre los inventarios de bienes de cambio, recomendamos releer los post publicados aquí.

A modo de resumen publicamos a continuación las conclusiones de la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios:

Matriz de Posicionamiento de Negocios / Productos Conclusiones y posibles medidas a adoptar
Negocios o Productos AB: con contribución marginal absoluta superior al promedio y contribución marginal porcentual superior al promedio. Estos productos son los que están dejando dinero, dado que se venden en cantidades satisfactorias y además presentan un margen porcentual superior al promedio.

 

Estos productos son los que “se venden solos” e inclusive un esfuerzo adicional de ventas poco agregaría o podría producir resultados adversos.

Son los productos que sus vendedores quieren vender, por supuesto, ya que son los que no requieren esfuerzos de venta.

Nuestra recomendación es:

“Déjelos tranquilos y dedique su tiempo a los que necesitan más atención .

 

Negocios o Productos CB: con contribución marginal absoluta inferior al promedio y contribución marginal porcentual superior al promedio. Este grupo de productos esta constituido por aquellos que a pesar de dejar un buen porcentaje de contribución marginal, se venden poco, por lo que proporcionan menos dinero que el promedio.

 

Nuestra recomendación es:

“Trabajar con las cantidades, aumentar el esfuerzo de ventas”.

Nos lleva a considerar el tema del marketing y la venta (Mirar hacia afuera).

 

Negocios o Productos AD: con contribución marginal absoluta superior al promedio y contribución marginal porcentual inferior al promedio. Productos que están dejando dinero, porque se venden en cantidades razonables, pero con márgenes de contribución inferiores al promedio.

 

Nuestra recomendación es:

“Trabajar para mejorar el margen porcentual, ya sea a través de aumentos de precios o de disminución de costos”.

Nos lleva al tema de la productividad y la eficiencia (Mirar hacia adentro).

 

Productos CD: con contribución marginal absoluta inferior al promedio y contribución marginal porcentual inferior al promedio. Productos que no dejan dinero, porque se venden poco, pero que además tampoco tienen un porcentaje razonable con respecto al promedio.

 

Nuestra recomendación es:

“Liquidarlos rápidamente antes de que los productos lo liquiden a uno”.


Como se ha dicho, el análisis se basa en la comparación de las contribuciones marginales absolutas y porcentuales de cada uno de los negocios / productos con la contribución marginal (absoluta y porcentual respectivamente) promedio de la mezcla considerada.

Ahora bien, debemos reconocer los dos elementos que intervienen en la determinación de dicha contribución marginal y que son:

a)     las cantidades (componente físico)

b)     los precios (componente monetario)

Luego, es posible que las variaciones en la mezcla se deban a variaciones ocurridas en uno cualquiera o simultáneamente en ambos componentes es decir, que la variación total se descomponga en una Variación cantidad (por variaciones entre los volúmenes presupuestados y reales) y una Variación precio (por diferencias entre los precios presupuestados y los reales).

Para discriminar estas variaciones se utiliza una herramienta conocida como Presupuesto Flexible, y que comentaremos en nuestro siguiente post.

Continuaremos con el Control Presupuestario en próximas entregas.

Post relacionados:

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¿Que es el Control Presupuestario?

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Viernes, 27 de Mayo de 2011 Sin comentarios

Por Mariano Ramos Mejía

En post anteriores publicados en este blog hemos desarrollado el tema del Presupuesto Integral, cómo la herramienta que nos permite la cuantificación y la visualización global del modelo construído mediante el Proceso de Planeamiento. Todo esto es sumamente importante, dado que permite establecer responsables y fechas de cumplimiento para los objetivos parciales, pero su utilización es incompleta hasta que se desarrolla un efectivo Control Presupuestario.

El control presupuestario es el método mediante el cual se analizan las variaciones ocurridas entre el resultado real de las operaciones desarrolladas contra el contenido y desarrollado en el Presupuesto Económico. Esta comparación entre cifras reales y presupuestadas, y el consiguiente análisis de desvíos permite:

a) realizar un primer aprendizaje de nuestra propia realidad, al mostrarnos las diferencias entre nuestro planeamiento y la realidad.

b) analizar todas las medidas gerenciales y operativas que sean necesarias para rectificar el rumbo y enfocarnos nuevamente en los objetivos finales.

Es por lo tanto el primer paso para la instrumentación de las medidas correctivas necesarias para adaptar el curso de los acontecimientos a la obtención de los objetivos deseados y cuantificados por el presupuesto integral como desarrollo del modelo de Plan elegido.

Del análisis de las variaciones entre las cifras presupuestadas y las reales surgen diferencias que pueden deberse a distintas causas, las que deben ser evaluadas y analizadas con distinto grado de profundidad, de acuerdo a su importancia relativa. Justamente al tratarse de cifras pueden (y deben) identificarse las variaciones debidas a valores en los precios (unidades monetarias) cómo a las cantidades (unidades físicas).

Debe aclararse también que no indicaremos una secuencia a seguir, dado que no puede determinarse a priori cuál será el grado de detalle al que se deberá llegar al realizar el control presupuestario, dependiendo el mismo de la naturaleza y conformación de las variaciones que se vayan presentando.

Sin embargo, y como marco general, creemos importante puntualizar lo siguiente:

a) el control presupuestario es la  resultante de la comparación directa de los valores consignados en el Presupuesto económico y el Estado de resultados real.

b) en el esquema de la composición de los resultados debemos recordar que tanto en el caso de los datos presupuestados como en el de los reales, se cuenta con la conformación horizontal de los datos es decir con su apertura por negocios, productos, mercados, áreas geográficas, etc.

Por lo tanto es importante remarcar que existen los siguientes niveles de análisis de la rentabilidad que surgen naturalmente del presente esquema, a saber:

1)     Un primer nivel constituido por la mezcla de negocios / productos, y que está determinado por la composición horizontal de la Contribución Marginal total. Este primer nivel es el motor del crecimiento y desarrollo de los resultados de la empresa, y debe prestarse especial atención al juego de los elementos que componen esa Mezcla de Ventas.

2)     El segundo nivel que determina de qué manera esa mezcla de negocios / productos permite absorber (y en que medida) los Costos fijos de producción, comercialización y administración, que se observan en el Resultado antes de intereses e impuestos. Esto resulta una medida de la efectividad con que la estructura está soportando la operación.

3)     Un tercer nivel donde se muestra el efecto sobre el anterior del resultado financiero neto resultante de la actividad desarrollada por la empresa en la búsqueda y concesión de financiación de y hacia terceros, y que determina el Resultado operativo. Este nivel debe analizarse por separado dado que responde a el control de las alternativas de financiación e inversión elegidas en el planeamiento.

Continuaremos con el Control Presupuestario en próximas entregas.

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