El Presupuesto Integral

Por Mariano Ramos Mejía

Se denomina Presupuesto Integral al conjunto de presupuestos operativos, que, de acuerdo a las características propias de la empresa sobre la que se esté planificando, permiten elaborar los presupuestos principales (Presupuesto Económico, Presupuesto Financiero y Balance Proyectado) así cómo el Presupuesto de Inversiones requeridas por el plan.

Justamente se lo llama integral por mostrar la articulación y las relaciones entre los distintos cálculos presupuestados, dejando sentadas las bases sobre las que oportunamente deberá realizarse el Control de Gestión y cumplimiento del Plan. También es una forma de diferenciarlo de los presupuestos aislados que puedan realizarse (desde un pronóstico de ventas hasta un cashflow), que justamente por ser individuales no permiten visualizar la cuantificación del plan estratégico como conjunto.

De alguna manera el presupuesto integral también es una guía para recorrer el mapa estratégico y aprender más de nuestra propia realidad y los distintos elementos que la componen, lo cual resulta imprescindible por ejemplo en el caso de empresas pequeñas y medianas, que generalmente se relacionan con una sola visión de la realidad (la producción o la venta en la mayoría de los casos) descuidando otros aspectos que les son fundamentales (la financiación y la inversión).

Presentaremos una estructura del Presupuesto Integral que es a grandes rasgos la siguiente, la cual si bien es bastante representativa, no pretende ser taxativa, dependiendo de la estructura de negocios y la naturaleza de la empresa que se trate:

a)     Presupuesto de Ventas

b)     Presupuesto de Costo de Ventas.

c)      Presupuesto de Niveles de inventarios (de productos terminados, de mercadería de reventa, de productos en proceso y de materias primas y materiales)

d)     Presupuesto de Producción y de Costo estándar variable de fabricación.

e)     Presupuesto de Compras (de materias primas y materiales, de mercadería de reventa).

f)        Presupuesto de costos variables de ventas.

g)     Presupuesto de costos fijos.

h)      Presupuesto de resultados financieros.

i)        Presupuesto de ingresos.

j)        Presupuesto de egresos.

Como resultado de la articulación de todos estos presupuestos parciales se obtendrán los presupuestos principales que mencionamos mas arriba:

a)     Presupuesto económico (o Estado de resultados proyectado).

b)     Presupuesto financiero.

c)      Balance proyectado.

d)     Presupuesto de Inversiones (o Estructura, como lo llamamos en otro trabajo).

En futuros post iremos analizando cada uno de estos presupuestos y su articulación y relación con el conjunto.

Continuaremos con el análisis del Presupuesto en próximas entregas.

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El proceso de presupuestación anual.

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El proceso de presupuestación anual

Por Gerardo O. Diez

Todo proceso presupuestario se basa en la previa definición de los objetivos de corto, mediano y largo plazo a alcanzar por la organización.

Estos objetivos sirven de marco para la acción de asignación de prioridades de los recursos disponibles. A su vez, aquellos objetivos se relacionan estrechamente con la etapa del ciclo de vida del negocio por la que esté atravesando la empresa (supervivencia, crecimiento, madurez, reinvención).

 

Objetivos generales del proceso

En principio, el plan cuantitativo incluye un horizonte de corto plazo ò plan anual (PA) y otro de mediano plazo ó plan  plurianual (PP) (o quinquenal, etc).. El PA es focalizado y riguroso mientras que el PP es un análisis de tendencias.

El objetivo final del proceso es la formulación de los estados proyectados básicos que permiten conocer el detalle de la generación y aplicación de fondos: Presupuesto Económico, Presupuesto Financiero y Balance Proyectado asignando las responsabilidades a cada uno de los responsables de área.

Todas y cada una de las líneas de estos estados básicos deberán responder a criterios, políticas y objetivos fijados por la organización y su máximo órgano de gobierno corporativo.

Algunos de estos criterios son políticas de largo plazo inamovibles, otros son revisados circunstancialmente, mientras que otros se revisan continuamente y varían año tras año.

La dinámica de formulación y aprobación del presupuesto

Dependiendo del tamaño y características de la organización, el proceso de formulación y aprobación del presupuesto puede variar, pero en su esencia se distinguen los siguientes pasos:

1)      definición del foco estratégico del plan:

El foco de la presupuestación puede variar en función a las necesidades de corto plazo, generalizando podríamos hablar de foco en:

a) Maximización del flujo de fondos operativo

b) Crecimiento de facturación / Market share

c) Eficiencia operativa

Dependiendo el foco de cada año, las decisiones de generación y asignación de recursos deberán ser coherentes y consecuentes con aquel para que la organización se alinee y obtenga los resultados prefijados

2)      Formulación de los planes de cada Dirección alineados a los objetivos de la organización. Estos planes incluyen las expectativas de generación de recursos y necesidades de gastos e inversiones

3)      Negociación de objetivos y metas de cada Dirección: Por definición, las necesidades son siempre mayores a los recursos, por lo que es necesario definir reglas de priorización generales y particulares dentro de cada Dirección. La discusión y análisis incluye la comparación de los valores propuestos con la historia (cuando está disponible esa información) y las aspiraciones incluidas en el plan conceptual

4)      Ajuste sectorial a los objetivos generales: es el resultado del paso anterior. Dependiendo de la organización y su cultura, este paso puede ser por consenso o manu militari. En general se asume la generación de consensos como un proceso más justo y que permite la internalización de las pautas, aunque no es necesariamente la forma más eficiente ni la más rápida; muy necesarias estas últimas en momentos de crisis.

5)      Aprobación por el máximo nivel de la organización. Es la formalización de los objetivos y donde se sella el compromiso del Management con los accionistas.

La suerte de la negociación presupuestaria se juega en la definición del monto de los recursos. Es la formulación del plan comercial, incluyendo la definición de las siguientes variables: volúmenes del mercado, participación de mercado de la empresa, mix de productos, precios de venta e inversiones previstas en acciones de marketing que sostengan el maketing mix previsto.

Una vez discutido el escenario de volúmenes previstos, es momento de confeccionar el plan de Operaciones y Abastecimiento para proveer el mercado. Como consecuencia de esto, se obtendrá un plan de costos por producto. También se propone un plan de costos administrativos, comerciales y generales por responsable.

Para los costos, es ideal haber fijado una pauta previa, considerando algún valor de referencia (histórico, de benchmarking con otras empresas o de cualquier origen que sirva para comparar los valores propuestos) que permita dar la discusión sobre bases cuantitativas evitando las opiniones sin sustento.

Toda información recogida a través de los distintos sectores debe ser consolidada en formato de estados Contables proyectados comparativos con años anteriores.

Es también muy útil a estas alturas haber fijado valores ó rango de valores de indicadores agregados de la gestión (Retorno sobre activos, Resultado sobre ventas, contribución marginal, etc) que sirvan de desafío alcanzables pero de suma dificultad para la discusión de los valores propuestos por las distintas áreas.

El resultado final será probablemente una solución de compromiso entre las partes intervinientes, dónde el equipo directivo pueda asumir como propios los desafíos a enfrentar y, sobre todo, sean capaces de transmitir el compromiso asumido ante los Accionistas a todo el personal involucrado en su cumplimiento.

 

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¿Qué es el Presupuesto?

Por Mariano Ramos Mejía

El Presupuesto es la expresión en términos monetarios de los objetivos de la organización, surgidos cómo el resultado del Proceso de Planeamiento que describimos en estos post, y en ese sentido exponen la Visión estratégica desarrollada por  la Dirección y la alta gerencia de la misma.

En este sentido el Presupuesto debe definir con absoluta claridad los siguientes elementos:

a)     un valor a alcanzar

b)     un tiempo o momento para su cumplimiento

c)      un responsable de dicho cumplimiento

Podemos afirmar entonces que el Presupuesto constituye la cuantificación de los objetivos de la organización junto con la descripción de las estrategias para alcanzarlos.

Dado que como decíamos en este post, el Presupuesto es el instrumento con el que se asignan los recursos de la empresa al cumplimiento de las metas y objetivos fijados en el proceso de Planeamiento, y posteriormente se controla la eficiencia de la aplicación de dichos recursos en el logro de los objetivos,  es necesario determinar que implica:

a)     La revisión de la estructura de la compañía, su sistema de información, el plan de cuentas y su sistema de costos, a fin de compatibilizar la estructura del Presupuesto con los mismos facilitando dicho control.

b)     La determinación de las líneas de autoridad y responsabilidad de los distintos responsables de la elaboración de los diversos presupuestos parciales, el cronograma para la elaboración de los mismos y las planillas y formularios que se establecerán para ello.

c)      La confección de los diferentes presupuestos con participación activa de los distintos responsables, como forma de movilizar a toda la compañía en la formulación de los objetivos y las estrategias que serán responsables de ejecutar.

d)     La aprobación de la Dirección superior y su comunicación a los diversos centros de responsabilidad.

e)     El control presupuestario posterior a la ejecución de los presupuestos aprobados, con indicación de las variaciones entre los valores reales y presupuestados y la explicación de las causas de las mismas.

f)        La implantación de las medidas correctivas que se hagan necesarias.

Continuaremos con el análisis del Presupuesto en próximas entregas.

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